منظور فرآیند اجرای کانون ارزیابی چیست؟

در ابتدا بررسی می کنیم تعریف و مفهوم کانون ارزیابی چیست؟ سپس توضیح می دهیم منظور از فرآیند اجرای کانون ارزیابی چیست و چه گام هایی دارد؟ امروزه شرکت های پیش رو به اهمیت نقش نیروی انسانی در موفقیت خود پی برده اند و به همین دلیل به دنبال بهترین و به روز ترین روشهای جذب و ارتقا پرسنل می باشند. روش های سنتی جذب و استخدام جای خود را به روش هایی نوین تری مانند کانون ارزیابی داده است.

روش کانون ارزیابی این امکان را به ما می دهد تا شایسته ترین افراد را جهت تخصیص به یک موقعیت شغلی یا ارتقا نیروهای فعلی به خصوص جهت پست های مدیریتی با یک فرآیند سیستماتیک شناسایی کنیم. اساس کار این روش بر پایه یک سری ابزارها و تمرینات است. متقاضیان موقعیت های شغلی زیر نظر تعدادی ارزیاب بررسی و نمره دهی می شود. یکی دیگر از قابلیت های بسیار مفید کانون ارزیابی ایجاد یک بانک اطلاعاتی از ویژگی های کارکنان و ویژگی های شخصیتی آنها می باشد که کاربرد های بسیاری دارد.

برخی منابع پیشینه کانون ارزیابی را به ارتش آلمان نسبت می دهند که از آن جهت انتخاب مقامات ارتشی استفاده می کرد که پس از آن به مرور در شرکت ها و کسب و کارها رواج پیدا کرد. در سال 1975 میلادی نخستین نسخه استاندارد کانون ارزیابی منتشر گردید و تا به امروز در چندین نوبت ویرایش شده است. به طور کلی کانون ارزیابی در اصل یک فرایند سنجش مهارت است نه یک سری تمرین یا تعدادی ارزیاب یا یک مکان خاص.

فرآیند اجرای کانون ارزیابی

جایگاه شغل مورد نیاز و مهارت ها و شایستگی های مرتبط با آن را مشخص کنید

این مرحله اساسی ترین مرحله است. در ابتدا مدیران باید به وضوح اعلام کنند به چه نیرویی و با چه مهارت هایی برای چه پستی نیاز دارند. شغل جدید در کجای چارت سازمانی و با چه شرح وظایفی می باشد. ویژگی های فرد واجد شرایط برای این جایگاه شغلی چیست. چه سوابق، مهارت ها و ویژگی های شخصیتی مورد نیاز است. همچنین باید توجه شود که در تعریف شایستگی ها فقط شرایط فعلی مد نظر نباشد.

برنامه های آینده، همچنین استراتژی های سازمان و ارزش های آن در نظر گرفته شود. به عنوان مثال اگر ما قصد استخدام یک کارمند میان رده را داریم و شرکت ما در حال توسعه است چقدر این فرد پتانسیل را دارد تا با کسب تجربه و گذراندن دوره های آموزشی به پست بالاتری منصوب شود. یا اگر مثلاً حفظ محیط زیست در شرکت شما یک ارزش است چقدر فرد متقاضی به محیط زیست اهمیت می دهد.

تمرین ها، آزمون هایی متناسب با فرآیند اجرای کانون ارزیابی طراحی کنید

بعد از مشخص شدن مهارت ها و شایستگی های مورد نیاز، آزمون ها و تمرینات و چالش هایی متناسب با آن ها طراحی کنید. آزمون ها باید متنوع و ترکیبی باشد و به خوبی بتواند داوطلبین را محک بزند. استاندارد و عادلانه باشد و برای همه شانس برابری ایجاد کند تا به موفقیت برسند. برخی تمرین های رایج مورد استفاده در فرآیند اجرای کانون ارزیابی عبارتند از روش های شفاهی مانند ارائه شفاهی، روش های کتبی و نوشتاری مانند کارتابل، روش های رودررو مانند مصاحبه یا ایفای نقش، فعالیت های گروهی مانند بحث گروهی، همچنین آزمون های روان شناسی و تست هوش.

یک برنامه مدون اعلام کنید و طبق آن پیش بروید

داشتن برنامه از هدر رفت زمان و هزینه جلوگیری می کند. وفاداری به اجرای درست این زمان بندی بسیار مهم است. به عنوان مثال تغییر زمان بندی یا تاخیر در اجرای مراحل ممکن است برای شرکت کنندگان ایجاد استرس کند. مدت زمان اجرای کانون ارزیابی می تواند از چندین روز تا چند ساعت متغیر باشد که بستگی به موقعیت شغلی یا سیاست های سازمان دارد.

یک تیم کارآمد از ارزیابان را انتخاب کنید

انتخاب ارزیابان نقش اساسی در کارایی فرآیند اجرای کانون ارزیابی دارد. بهتر است از افراد با سابقه و ماهر که نقش های کلیدی در اداره سازمان دارند استفاده شود. افرادی از واحد منابع انسانی و همچنین مدیر واحدی که قرار است فرد در آن استخدام شود نیز باید حاضر باشند. معمولاً بهتر است افرادی از بیرون سازمان هم حضور داشته باشند. مهم ترین نکته این است که انتخاب ارزیابان به گونه ای باشد که احتمال انتخاب سلیقه ای یا تبعیض در کانون ارزیابی وجود نداشته باشد. ارزیابان باید به خوبی آگاه شوند که به چه فردی با توانایی ها و مشخصاتی نیاز داریم. مهارت و تجربه ارزیابان نقش بسیار مهمی در کسب نتیجه مناسب دارد.

گزارش بازخورد مناسب آماده کنید

بعد از اجرای تمرین ها و ارزیابی و نمره دهی توسط تیم ارزیابی باید نتایج به صورت گزارش اعلام شود. گزارشات باید شفاف و قابل درک باشد و امتیازات آن به وضوح اعلام شود.

بهتر است که نتیجه بازخوردها به اطلاع شرکت کنندگان صرف نظر از نتیجه برسد. یعنی چه فرد پذیرفته شده و چه رد شده باشد بازخورد کانون ارزیابی به وی اعلام گردد. این کار هم ایجاد شفافیت می کند و نام سازمان شما را به عنوان سازمانی که شرایط عادلانه در استخدام دارد مطرح می کند و هم به فرد کمک می کند تا نقاط ضعف خود را برای سایر موقعیت های شغلی برطرف سازد.

همچنین بازخوردها و نتایج کانون ارزیابی به مدیران جهت اطلاع از نتیجه و اتخاذ تصمیم اعلام می گردد. گزارشات مدیریتی معمولاً خلاصه تر تهیه می شوند و باید بتواند به خوبی قابلیت های متقاضیان را بیان کند.

بازخوردها به واحد منابع انسانی یا آموزش نیز منعکس می شود تا بتوانند در اجرای برنامه های آموزشی سازمان از آن بهره ببرند. به عنوان مثال اگر کانون ارزیابی جهت ارتقا پرسنل درون سازمان باشد به خوبی به ما نشان می دهد که پرسنل در چه مهارت هایی ضعف دارند و باید آموزش ببینند یا اگر فردی جدید جذب مجموعه شده است به چه آموزش های جدیدی نیاز دارد تا بهترین عملکرد ممکن را داشته باشد.

اجرای فرآیند کانون ارزیابی اگر به درستی و اصولی انجام شود نتایج قابل اتکایی دارد و دید ما از متقاضی را از حد یک رزومه کاری و مدارک تحصیلی به یک شناخت اصولی از کلیه مهارت ها و ویژگی های شخصیتی فرد می رساند تا بتوانیم بهترین و شایسته ترین افراد را برگزینیم.