تجزیه و تحلیل شغل چگونه است؟ در سازمان های امروزی نیروی انسانی به عنوان یکی از مهم ترین منابع سازمان در نظر گرفته می شود و یکی از اهداف اصلی استقرار سیستم مدیریت منابع انسانی ایجاد سازوکارهای اثربخش به منظور توسعه منابع انسانی و تبدیل آن به سرمایه های انسانی سازمان است. مدیران منابع انسانی می کوشند تا با تمرکز بر رابطه شغل و شاغل، تجزیه و تحلیل شغل، غنی سازی و بازتعریف آن بستر لازم را برای توسعه مشاغل و رشد متصدیان آن فراهم آورند.
از همین رو، تجزیه و تحلیل شغل به عنوان ابزاری کارآمد به جهت توسعه منابع انسانی و سرمایه پروری در سازمان پیشنهاد می شود، چرا که تجزیه و تحلیل شغل تنها به طراحی شغل، تدوین و تنظیم شرح شغلی، شرایط احراز و استخدام موفق منجر نمی شود، بلکه سبب افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی شده و زیربنای لازم را برای آموزش و توسعه منابع انسانی ایجاد خواهد کرد. تجزیه و تحلیل شغل زیرساخت لازم را برای فرایندهای سیستم مدیریت منابع انسانی فراهم کرده و آن ها را همسو و یکپارچه می سازد.
ضرورت و اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
در دهه های اخیر یکی از چالش های مدیریت منابع انسانی افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی کارکنان در بلندمدت است. در واقع این پرسش کلیدی مطرح است که چگونه میتوان طراحی یک شغل و تدوین شرح شغلی آن را به شیوه ای انجام داد که در بلندمدت همچنان مطلوب متصدیان و متناسب با نیازها و خواسته های آن ها باشد؟ تعهد بلندمدت شاغل نسبت به شغل مستلزم کاهش استهلاک شغلی یا فرسودگی شغلی از طریق تقویت و افزودن ویژگی های مثبت و همچنین حذف و کاهش ویژگی های منفی در شناسنامه شغلی توسط HR یا روانشناس صنعتی و سازمانی است. حفظ و بهبود رابطه شغل و شاغل نیازمند غنی سازی شغل بر مبنای تجزیه و تحلیل دقیق و هدفمند آن است.
راهکارهای افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی کارکنان در بلندمدت
- برنامه ریزی نیروی انسانی: تجزیه و تحلیل شغل یک جنبه کیفی از نیازهای نیروی انسانی است، زیرا الزامات شغلی را از نظر مهارت ها، کیفیت ها و سایر ویژگی های انسانی تعیین می کند. این امر تقسیم کار به مشاغل مختلف را تسهیل می کند.
- استخدام و گزینش: برای استخدام یک فرد مناسب برای یک کار، دانستن الزامات شغل و ویژگی های فردی که کار را انجام می دهد بسیار مهم است. اطلاعات مربوط به این دو عنصر از شرح شغل به دست می آید و به مدیریت کمک می کند تا الزامات شغلی را تا حد امکان با نگرش ها، مهارت ها و علایق کارکنان هماهنگ کنند.
- آموزش و توسعه: تجزیه و تحلیل شغل سطوح استاندارد عملکرد شغلی را تعیین می کند و به مدیریت برنامه های توسعه یادگیری کمک می کند.
تجزیه و تحلیل شغل چگونه است؟
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی نظام مند و هدفمند برای گردآوردی اطلاعات مربوط به یک شغل و تجزیه و تحلیل آن به منظور مدیریت شغل و شاغل است. این اطلاعات ابعاد مختلف شغل را در بر می گیرد که مهم ترین آن ها عبارت است از:
- مشخصه ها، ویژگی ها و ارزش های منحصربه فرد شغل
- نگرش، ویژگی های شخصیتی، دانش، مهارت و توانمندی های موردنیاز شغل
- حیطه اختیارات شغل، تصمیم گیریها، مسئولیتها و پاسخ گویی در قبال آنها
- وظایف و فعالیت های مربوط به شغل
- دایره ارتباطات و تعاملات
- معیارها و شیوه های ارزیابی عملکرد آن
- شرایط فیزیکی و روانی مربوط به محیط کار
- سیستم جبران خدمات
- مسیر پیشرفت و کارراهه شغلی
در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل، خروجی حاصل از بررسی اطلاعات مختلف به عنوان ورودی فرآیندهای مرتبط با مدیریت شغل عمل می کند. فرآیندهایی نظیر طراحی شغل، تدوین شرح شغلی، شرایط احراز، سیستم ارزیابی عملکرد، مدیریت عملکرد و جبران خدمات، برنامه ریزی برای آموزش و بهبود مستمر ایجاد می کند.
شرایط احراز بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
سازمانهای نوین تنها به دنبال تعیین وظایف و مهارت های مورد نیاز شغل های مختلف نیستند، بلکه از طریق تجزیه و تحلیل شغل سعی دارند تناسب میان شغل و شاغل را ارتقاء دهند. در تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات لازم برای طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز از روشهای متعددی گردآوری می شود:
1. بنچ مارکینگ
بررسی و تحلیل شرح شغلی و شرایط احراز مشاغل مورد نظر در سازمان های مشابه و موفق داخلی و خارجی (الگوبرداری و بومی سازی)
2. نیازسنجی و نظرسنجی از ذی نفعان داخلی و خارجی شغل مورد نظر
متصدیان فعلی سازمان، همکاران، مدیران و زیردستان آن ها به عنوان مشتریان درون سازمانی و همچنین مشتریان برون سازمانی (در قالب مصاحبه و پرسش نامه)
3. بررسی پیشنهادات خبرگان و صاحب نظران
استناد بر پژوهش ها و تحقیقات معتبر
اطلاعات حاصل از روش های فوق در کارگروه های تخصصی و با حضور مدیران منابع انسانی سازمان، کارشناسان رفتار سازمانی، کارشناسان روانشناسی صنعتی تجزیه و تحلیل می شود. در ادامه بر اساس یکی از مدل های رایج در طراحی شغل مشخصه ها، ویژگی های و ارزش های مختص به هر شغل تعریف میشود و شرح شغلی متناسب با آن را تدوین می کنند. شرح شغلی حیطه اختیارات، مسئولیتها، وظایف و فعالیت های مرتبط با هر شغل را مشخص می کند.
در گام بعدی، شرایط احراز هر شغل متناسب با شرح شغلی آن تعیین شده و فرصت های شغلی مورد نیاز تعریف می شود. یک استخدام نتیجه بخش و موفق مستلزم داشتن شرح شغلی دقیق و شفاف و شرایط احراز متناسب با آن است تا بتوان بر اساس آن افراد شایسته ای را برای موقعیت های شغلی مورد نظر انتخاب کرد.
مدل های طراحی شغل
در گذشته مدل رایج برای طراحی شغل مبتنی بر تقسیم وظایف و فعالیتها با هدف انجام سریع تر، دقیق تر و ارزان تر کارها و افزایش کارایی بوده است. در سال های اخیر مدل های متفاوتی برای طراحی شغل پیشنهاد شده و هر کدام از آنها از زوایای متفاوتی مولفه های شغل را بررسی کرده اند. مدل پیشنهادی از سوی هاکمن و همکاران با عنوان «مدل ویژگی های شغلی» یکی از معروف ترین و پرکابردترین مد ل های موجود است.
مدل پیشنهادی از سوی هاکمن با عنوان مدل ویژگی های شغلی چه بود؟
مدل پیشنهادی از سوی هاکمن و همکاران با عنوان "مدل ویژگی های شغلی" یکی از مدل های مهم در روانشناسی صنعتی و سازمانی است که برای توصیف و تحلیل ویژگی های شغلی استفاده می شود. این مدل بر اساس پنج بعد اصلی شغلی سازماندهی شده است که به عنوان (مجموعه چند بعدی ویژگی های شغلی) شناخته می شود.
این پنج بعد عبارتند از:
- استمتاع (Engagement): میزان رویکرد و انرژی که فرد در انجام کار دارد.
- استمرار (Continuity): میزان تمایل فرد به ادامه فعالیت در شغل خود.
- پرسپکتیو (Perspective): اندازه گیری دیدگاه فرد نسبت به معنا و اهمیت کارش.
- هیجان (Affect): اندازه گیری هیجان و عاطفه فرد نسبت به کارش.
- تعهد (Commitment): میزان ارتباط و انگیزه فرد به تعهد شغل و سازمان.
این مدل به ما کمک می کند تا فرد را از جنبه های مختلفی مورد ارزیابی قرار دهیم و به بهبود شرایط شغلی و ارتباطات سازمانی کمک کنیم.
در این مدل افزایش انگیزه، تعهد، رضایت و بهره وری عملکرد فرد شاغل در گرو سه مولفه اصلی است:
1. کنش معنادار
بازتعریف شغل در قالب یک کنش معنادار مستلزم آگاهی از میزان اهمیت و ارزش شغل در سطح کلان سازمان و جامعه است. تنوع مهارت ها و توانمندی های مورد نیاز در یک شغل بر اهمیت آن می افزاید و به افزایش انگیزه و رشد فرد می انجامد. نوع و میزان مشارکت فرد در چرخه کار هویت شغل او را تعریف می کند. به طور خلاصه باید گفت اگر فرد شاغل بتواند در ذهن خود تعریف شفاف تر و معنادارتری از کاری که انجام می دهد داشته باشد، قادر خواهد بود از طریق شغلش هویت یابی کند. به عبارت دیگر این شغل می تواند به زندگی او معنا بخشد و هویتش را کامل کند.
2. اختیار و مسئولیت پذیری
برخورداری از حق تصمیم گیری و به دنبال آن پاسخ گویی نسبت به عواقب تصمیمات، علاوه بر اینکه استقلال فرد شاغل را تقویت کرده و به خودباوری و کارآمدی او کمک می کند، سبب افزایش تعهد، مسئولیت پذیری و ارتقاء کیفیت عملکرد او نیز خواهد شد.
3. آگاهی از نتایج و پیامدهای شغل
هر فردی باید از نتایج فعالیت هایش و تاثیرات و پیامدهای آن آگاه باشد و این آگاهی از طریق دریافت بازخوردهای مستمر و سازنده محقق خواهد شد. در چنین شرایطی فرد شاغل بدون احساس فرسودگی شغلی و در جا زدن می تواند در جهت بهبود مستمر خود حرکت کند.
معیارهای ارزیابی عملکرد
تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد و جبران خدمات بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل؛ اگر طراحی شغل و تدوین شرح شغلی بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل انجام گیرد، قادر خواهد بود معیارهای شفاف، قابل اندازه گیری و قابل تحققی را برای ارزیابی عملکرد متصدیان در اختیار مدیران منابع انسانی قرار دهید. ارزیابی عملکرد متصدیان نیازمند معیارهای شفاف و مناسب به منظور ارائه بازخورد های سازنده و همچنین جبران خدمات آنها است. شغل ها بستر تعهدات و تعاملات متقابل بین افراد شاغل و سازمان را تعیین و تعریف می کنند. تعیین حقوق، جریمه، پاداش، مزایا و همچنین ترفیع، تعدیل و اخراج کارکنان باید به دور از سوگیری و اعمال سلیقه شخصی و بر مبنای معیارهای حاصل از تجزیه و تحلیل شغل های آن ها صورت گیرد.
مزایای ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد یک فرآیند مهم در مدیریت است که به وسیلهٔ استفاده از معیارهای مشخص و محدود، عملکرد یک فرد، گروه، یا سازمان را اندازه گیری و ارزیابی می کند. معیارهای ارزیابی عملکرد معمولاً بر اساس اهداف و استانداردهای مشخص تعیین می شوند. در زیر معیارهای مهمی که معمولاً برای ارزیابی عملکرد استفاده می شوند را معرفی می کنم:
- کارایی: این معیار به اندازه گیری میزان انجام دادن کارها و وظایف در زمان مشخص است.
- کیفیت کار: این معیار به اندازه گیری میزان ارائه کار با کیفیت مطلوب اهمیت می دهد.
- فرایند بهبود عملکرد: معیارهایی که نشان می دهند که آیا فرد یا گروه توانسته اند عملکرد خود را بهبود ببخشند یا خیر.
- توانایی همکاری: این نکته به اندازه گیری توانایی افراد در همکاری با دیگران و تشکیل یک تیم موثر خود را نشان می دهد.
- خلاقیت و نوآوری: این نکته به اندازه گیری توانایی فرد یا گروه در ارائه راه حل های خلاقانه و نوآورانه برای مسائل موجود در سازمان مذکور است.
- پشتیبانی از مشتری: این مورد به اندازه گیری توانایی فرد یا گروه در ارائه خدمات و محصولاتی که نیازهای و توقعات مشتریان را برآورده می کنند، می پردازد.
- مدیریت زمان: این مقیاس به اندازه گیری توانایی فرد یا گروه در مدیریت و بهره وری از زمان می باشد.
- توانایی تصمیم گیری: اهمیت این موضوع به توانایی فرد یا گروه در تصمیم گیری موثر و انتخاب بهترین گزینه ها است.
این معیارها فقط یک نمونه از موارد ممکن برای ارزیابی عملکرد هستند. انتخاب معیارهای مناسب بستگی به نوع فعالیت و هدف ارزیابی عملکرد منابع انسانی سازمان دارد.
4 روش کلی در تجزیه و تحلیل شغل
فرآیندهای تجزیه و تحلیل شغل در سازمان ها با روش های متنوعی اجرا می شود. به طور کلی در رویکردهای جدید 4 روش کلی در تجزیه و تحلیل شغل مورد استفاده قرار می گیرد:
- روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک
- روش مخزن تحلیل شغلی Occupational Analysis Inventory
- روش تحلیل وظیفه شناختی Cognitive Task Analysis
- روش مولفه شغلی Job Element Method
1. روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک
هدف از اجرای این روش تمرکز بر رابطه انسان و کار و تحلیل و ارزیابی میزان سازگاری بین انسان و کار است. در این روش، شرایط و محیط کاری تحلیل شده و استرس و میزان فشار کاری و فشار ارگونومیک بررسی می شود. روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک شامل 3 فرآیند اصلی است:
- تجزیه و تحلیل وظایف شغل: وظایف مرتبط با موضوعات عینی، موضوعات ذهنی، تعداد و تکرار وظایف.
- تجزیه و تحلیل نیازها و الزامات شغل: مهارت های ادراکی و شناختی، مهارت های تصمیم گیری، کیفیت فعالیت ها و اقدامات.
- تجزیه و تحلیل سیستم کاری: اهداف کاری، تسهیلات، امکانات و تجهیزات محیط، مشخصه های محیط فیزیکی و اجتماعی.
2. روش مخزن تحلیل شغلی Occupational Analysis Inventory
در این روش، هر یک از مشاغل سازمان بر اساس معیارهای مشخص خوشه بندی شده و تجزیه می شوند. تحلیل مشاغل با توجه به محتوای خوشه های همسان انجام می گیرد. خوشه هایی نظیر:
- میزان اطلاعات دریافتی شغل
- کیفیت محتوای اطلاعات
- منبع دریافت اطلاعات و کانال دسترسی
- مدل ها و ادراک ذهنی
- فرآیندها، رویه ها و اقدامات کاری
- اهداف کاری
3. روش تحلیل وظیفه شناختی Cognitive Task Analysis
در این روش، تحلیل شرح شغل و حیطه وظایف، اختیارات و مسئولیت ها در اولویت است. در ادامه وظایف اصلی شناسایی و انتخاب شده و بر مبنای وظایف اصلی، شایستگی های کلیدی تعیین می شود.
4. روش مولفه شغلی Job Element Method
روش مولفه شغلی بر شاغل و متصدیان شغل متمرکز است. خروجی این روش در فرآیندهای جذب و استخدام، طراحی کارراهه شغلی و آموزش و توسعه کاربرد دارد.
آموزش و بهبود مستمر متصدیان بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
خروجی حاصل از فرآیند تجزیه و تحلیل شغل می تواند دانش، تخصص، مهارت و توانمندی های مورد نیاز هر شغل را مشخص کند. مدیران منابع انسانی بر مبنای این اطلاعات و ارزیابی وضعیت موجود (سطح مهارت و توانمندی های فعلی کارکنان) می توانند تفاوت میان وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب را اندازه گیری کنند. در ادامه آنها قادر خواهند بود نیازهای آموزشی کارکنان را اولویت بندی کرده و به برنامه ریزی آموزشی بپردازند. اگر برنامه های آموزشی و توسعه کارکنان مبتنی بر نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل آنها باشد، با کارایی و اثربخشی بیشتری اجرا خواهد شد، چرا که بر اساس یک نیازسنجی و ارزیابی واقع بینانه انجام شده است.جهت اجرای انواع خدمات منابع انسانی و روانشناسی صنعتی و سازمانی با توسعه مدیران مکث تماس حاصل کنید. تجزیه و تحلیل شغل تنها بخشی از خدمات موسسه اینجا مکث است.
تازه های تجزیه و تحلیل شغل
ChatGPT
تجزیه و تحلیل شغل یک روش سیستماتیک است که برای بررسی و تفکیک وظایف، مهارت ها، دانش، تجربیات، و سایر عوامل مرتبط با یک شغل استفاده می شود. این فرآیند به کمک اطلاعات کسب وکارها و سازمان ها در ارتباط با شغل های مختلف، امکان می دهد تا نیازمندی های شغلی را به دقت مشخص کنید. از طریق تجزیه و تحلیل شغل، می توانید نیازمندی های شغلی را درک کرده و فرآیند استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، و توسعه حرفه ای را بهبود بخشید.
تازه های تجزیه و تحلیل شغل
پایگاه داده های شغلی به روز: ایجاد یا به روزرسانی پایگاه داده هایی که حاوی اطلاعات درباره وظایف شغلی، نیازمندی های مهارتی، حقوق و مزایا، و دیگر جزئیات مربوط به شغل ها هستند.
- بررسی نیازمندی های بازار کار: بررسی تغییرات در صنایع مختلف و نیازمندی های شغلی مرتبط با آن ها، مانند تکنولوژی های جدید، مهارت های برتر، و تغییرات قانونی.
- تحلیل نیازمندی های شغلی: شناخت دقیق و تجزیه و تحلیل نیازمندی هایی که برای یک شغل خاص لازم است، از جمله مهارت ها، دانش، تجربیات، و ویژگی های فردی.
- ارزیابی عملکرد شغلی: بررسی و ارزیابی عملکرد فعلی شغل ها و تطابق آن با هدف ها و نیازمندی های سازمانی.
- توسعه برنامه های آموزشی: بر اساس نیازمندی های شغلی، طراحی و اجرای برنامه های آموزشی برای توسعه مهارت ها و دانش کارکنان.
- پیش بینی تغییرات آینده: تحلیل روند رشد یا کاهش نیازمندی های شغلی و پیش بینی تغییرات آینده در بازار کار.
این تازه ها نشان دهنده اهمیت مداوم و به روز بودن در تجزیه و تحلیل شغل است، زیرا با توجه به تغییرات در صنایع و بازار کار، نیازمندی های شغلی نیز متغیر هستند و برای موفقیت سازمان ها لازم است با این تغییرات همگام شوند.
روش های مختلف تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل یک فرآیند مهم در مدیریت منابع انسانی است که به کمک آن می توان فعالیت های یک شغل را بررسی و شناخت بهتری از آنها بدست آورد. روش های محتلف تجزیه و تحلیل شغل شامل:
- روش مشاهده مستقیم: در این روش، محققان شغل را مشاهده کرده و فعالیت ها، مهارت ها، وظایف و مسئولیت های مربوط به آن را به دقت ثبت می کنند.
- روش مصاحبه: این روش شامل گفتگو با افرادی است که شغل را انجام می دهند. از آنها سوالاتی درباره وظایف، مهارت ها، نیازمندی ها و چالش های شغلی می پرسند.
- روش پرسشنامه: این روش شامل توزیع پرسشنامه های استاندارد به افرادی که شغل را انجام می دهند می شود. این پرسشنامه ها به محققان کمک می کنند تا اطلاعات دقیق تری از وضعیت شغلی فردی را بدست آورند.
- روش فرایند گروهی: در این روش، یک گروه از افرادی که در یک شغل مشغول هستند، با هم جلسه می گذارند تا فعالیت ها، وظایف و نیازمندی های شغلی را بررسی کنند و به اشتراک بگذارند.
- روش تحلیل ادوار: در این روش، فعالیت های یک شغل به دسته های مرتبط تقسیم می شوند و مرتباً هر دسته با توجه به اهمیت و نیازمندی های آن مورد بررسی قرار می گیرد.
- روش تحلیل عاملی: این روش شامل تحلیل عواملی است که برای انجام یک شغل لازم است. عواملی مانند دانش، مهارت، تجربه، وضعیت فیزیکی و روحی فرد مورد بررسی قرار می گیرند.
هر یک از این روش ها مزایا و معایب خاص خود را دارند و ممکن است به توجه به شرایط خاص سازمان و شغل مورد نظر، یک یا چند روش ترجیح داده شود.
نقش روانشناسی صنعتی و سازمانی در تجزیه تحلیل شغل
روانشناسی صنعتی و سازمانی در تجزیه و تحلیل شغل نقش مهمی ایفا می کند. در این فرآیند، عوامل روانشناختی و رفتاری افراد در سازمان و در جریان انجام شغل مورد بررسی قرار می گیرند. نقش های اصلی روانشناسی سازمانی در تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از:
- تعیین نیازمندی های روانشناختی: روانشناسی سازمانی کمک می کند تا نیازمندی های روانشناختی کارکنان در جریان انجام شغل شناسایی شوند. این شامل عواملی مانند نیازهای شغلی، تعاملات اجتماعی، رفتارهای مطلوب و مشکلات روانشناختی مرتبط با شغل است.
- تحلیل مهارت ها و صلاحیت ها: روانشناسی سازمانی می تواند به تحلیل مهارت ها، صلاحیت ها و توانایی های لازم برای انجام یک شغل کمک کند. این شامل مهارت های فنی، ارتباطی، رهبری و مدیریتی است.
- ارزیابی تطابق شغلی: روانشناسی سازمانی به ارزیابی تطابق بین ویژگی های روانشناختی فرد و ویژگی های شغل کمک می کند. این بررسی می تواند به سازمان کمک کند تا افراد مناسبی را برای هر شغل انتخاب کند و از تطابق بهینه بین افراد و شغل مطمئن شود.
- ارزیابی رضایت شغلی: روانشناسی سازمانی به ارزیابی رضایت شغلی افراد کمک می کند. این نوع ارزیابی می تواند به سازمان اطلاعات مهمی درباره اینکه چگونه عوامل مختلف شغلی می توانند بر رضایت و عملکرد افراد تأثیر بگذارند، ارائه دهد.
- بهبود محیط کار: روانشناسی سازمانی بهبود محیط کار را ارتقا می دهد، که این امر می تواند تأثیر مستقیم بر عملکرد و رضایت شغلی داشته باشد. از طریق شناخت عواملی مانند فرهنگ سازمانی، سیاست های منابع انسانی و رهبری، می توان بهبودهای لازم را اعمال کرد.
به طور کلی، روانشناسی سازمانی به عنوان یک رویکرد چندجانبه به تجزیه و تحلیل شغل می تواند به بهبود عملکرد سازمان و رضایت شغلی افراد کمک کند.
