تجزیه و تحلیل شغل چگونه است؟ در سازمان های امروزی نیروی انسانی به عنوان یکی از مهم ترین منابع سازمان در نظر گرفته می شود و یکی از اهداف اصلی استقرار سیستم مدیریت منابع انسانی ایجاد سازوکارهای اثربخش به منظور توسعه منابع انسانی و تبدیل آن به سرمایه های انسانی سازمان است. مدیران منابع انسانی می کوشند تا با تمرکز بر رابطه شغل و شاغل، تجزیه و تحلیل شغل، غنی سازی و بازتعریف آن بستر لازم را برای توسعه مشاغل و رشد متصدیان آن فراهم آورند.
از همین رو، تجزیه و تحلیل شغل به عنوان ابزاری کارآمد به جهت توسعه منابع انسانی و سرمایه پروری در سازمان پیشنهاد می شود، چرا که تجزیه و تحلیل شغل تنها به طراحی شغل، تدوین و تنظیم شرح شغلی، شرایط احراز و استخدام موفق منجر نمی شود، بلکه سبب افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی شده و زیربنای لازم را برای آموزش و توسعه منابع انسانی ایجاد خواهد کرد. تجزیه و تحلیل شغل زیرساخت لازم را برای فرایندهای سیستم مدیریت منابع انسانی فراهم کرده و آن ها را همسو و یکپارچه می سازد.
ضرورت و اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
در دهه های اخیر یکی از چالش های مدیریت منابع انسانی افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی کارکنان در بلندمدت است. در واقع این پرسش کلیدی مطرح است که چگونه میتوان طراحی یک شغل و تدوین شرح شغلی آن را به شیوه ای انجام داد که در بلندمدت همچنان مطلوب متصدیان و متناسب با نیازها و خواسته های آن ها باشد؟ تعهد بلندمدت شاغل نسبت به شغل مستلزم کاهش استهلاک شغلی از طریق تقویت و افزودن ویژگی های مثبت و همچنین حذف و کاهش ویژگی های منفی شغل است. حفظ و بهبود رابطه شغل و شاغل نیازمند غنی سازی شغل بر مبنای تجزیه و تحلیل دقیق و هدفمند آن است.
- برنامه ریزی نیروی انسانی: تجزیه و تحلیل شغل یک جنبه کیفی از نیازهای نیروی انسانی است، زیرا الزامات شغلی را از نظر مهارت ها، کیفیت ها و سایر ویژگی های انسانی تعیین می کند. این امر تقسیم کار به مشاغل مختلف را تسهیل می کند.
- استخدام و گزینش: برای استخدام یک فرد مناسب برای یک کار، دانستن الزامات شغل و ویژگی های فردی که کار را انجام می دهد بسیار مهم است. اطلاعات مربوط به این دو عنصر از شرح شغل به دست می آید و به مدیریت کمک می کند تا الزامات شغلی را تا حد امکان با نگرش ها، مهارت ها و علایق کارکنان هماهنگ کنند.
- آموزش و توسعه: تجزیه و تحلیل شغل سطوح استاندارد عملکرد شغلی را تعیین می کند و به مدیریت برنامه های توسعه یادگیری کمک می کند.
تجزیه و تحلیل شغل چگونه است؟
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی نظام مند و هدفمند برای گردآوردی اطلاعات مربوط به یک شغل و تجزیه و تحلیل آن به منظور مدیریت شغل و شاغل است. این اطلاعات ابعاد مختلف شغل را در بر می گیرد که مهم ترین آن ها عبارت است از:
- مشخصه ها، ویژگی ها و ارزش های منحصربه فرد شغل
- نگرش، ویژگی های شخصیتی، دانش، مهارت و توانمندی های موردنیاز شغل
- حیطه اختیارات شغل، تصمیم گیری ها، مسئولیت ها و پاسخ گویی در قبال آن ها
- وظایف و فعالیت های مربوط به شغل
- دایره ارتباطات و تعاملات
- معیارها و شیوه های ارزیابی عملکرد آن
- شرایط فیزیکی و روانی مربوط به محیط کار
- سیستم جبران خدمات
- مسیر پیشرفت و کارراهه شغلی
در فرایند تجزیه و تحلیل شغل، خروجی حاصل از بررسی اطلاعات مختلف به عنوان ورودی فرآیندهای مرتبط با مدیریت شغل عمل می کند. فرآیندهایی نظیر طراحی شغل، تدوین شرح شغلی، شرایط احراز، سیستم ارزیابی عملکرد و جبران خدمات، برنامه ریزی برای آموزش و بهبود مستمر
طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
سازمان های نوین تنها به دنبال تعیین وظایف و مهارت های مورد نیاز شغل های مختلف نیستند، بلکه از طریق تجزیه و تحلیل شغل سعی دارند تناسب میان شغل و شاغل را ارتقاء دهند. در تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات لازم برای طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز از روش های متعددی گردآوری می شود:
1. بنچ مارکینگ
بررسی و تحلیل شرح شغلی و شرایط احراز مشاغل مورد نظر در سازمان های مشابه و موفق داخلی و خارجی (الگوبرداری و بومی سازی)
2. نیازسنجی و نظرسنجی از ذی نفعان داخلی و خارجی شغل مورد نظر
متصدیان فعلی سازمان، همکاران، مدیران و زیردستان آن ها به عنوان مشتریان درون سازمانی و همچنین مشتریان برون سازمانی (در قالب مصاحبه و پرسش نامه)
3. بررسی پیشنهادات خبرگان و صاحب نظران
استناد بر پژوهش ها و تحقیقات معتبر
اطلاعات حاصل از روش های فوق در کارگروه های تخصصی و با حضور مدیران منابع انسانی سازمان، کارشناسان رفتار سازمانی، کارشناسان روانشناسی صنعتی تجزیه و تحلیل می شود. در ادامه بر اساس یکی از مدل های رایج در طراحی شغل مشخصه ها، ویژگی های و ارزش های مختص به هر شغل تعریف می شود و شرح شغلی متناسب با آن را تدوین می کنند. شرح شغلی حیطه اختیارات، مسئولیت ها، وظایف و فعالیت های مرتبط با هر شغل را مشخص می کند.
در گام بعدی، شرایط احراز هر شغل متناسب با شرح شغلی آن تعیین شده و فرصت های شغلی مورد نیاز تعریف می شود. یک استخدام نتیجه بخش و موفق مستلزم داشتن شرح شغلی دقیق و شفاف و شرایط احراز متناسب با آن است تا بتوان بر اساس آن افراد شایسته ای را برای موقعیت های شغلی مورد نظر انتخاب کرد.
مدل های طراحی شغل
در گذشته مدل رایج برای طراحی شغل مبتنی بر تقسیم وظایف و فعالیت ها با هدف انجام سریع تر، دقیق تر و ارزان تر کارها و افزایش کارایی بوده است. در سال های اخیر مدل های متفاوتی برای طراحی شغل پیشنهاد شده و هر کدام از آنها از زوایای متفاوتی مولفه های شغل را بررسی کرده اند. مدل پیشنهادی از سوی هاکمن و همکاران با عنوان «مدل ویژگی های شغلی» یکی از معروف ترین و پرکابردترین مد ل های موجود است.
در این مدل افزایش انگیزه، تعهد، رضایت و بهره وری عملکرد فرد شاغل در گرو سه مولفه اصلی است:
1. کنش معنادار
بازتعریف شغل در قالب یک کنش معنادار مستلزم آگاهی از میزان اهمیت و ارزش شغل در سطح کلان سازمان و جامعه است. تنوع مهارت ها و توانمندی های مورد نیاز در یک شغل بر اهمیت آن می افزاید و به افزایش انگیزه و رشد فرد می انجامد. نوع و میزان مشارکت فرد در چرخه کار هویت شغل او را تعریف می کند. به طور خلاصه باید گفت اگر فرد شاغل بتواند در ذهن خود تعریف شفاف تر و معنادارتری از کاری که انجام می دهد داشته باشد، قادر خواهد بود از طریق شغلش هویت یابی کند. به عبارت دیگر این شغل می تواند به زندگی او معنا بخشد و هویتش را کامل کند.
2. اختیار و مسئولیت پذیری
برخورداری از حق تصمیم گیری و به دنبال آن پاسخ گویی نسبت به عواقب تصمیمات، علاوه بر اینکه استقلال فرد شاغل را تقویت کرده و به خودباوری و کارآمدی او کمک می کند، سبب افزایش تعهد، مسئولیت پذیری و ارتقاء کیفیت عملکرد او نیز خواهد شد.
3. آگاهی از نتایج و پیامدهای شغل
هر فردی باید از نتایج فعالیت هایش و تاثیرات و پیامدهای آن آگاه باشد و این آگاهی از طریق دریافت بازخوردهای مستمر و سازنده محقق خواهد شد. در چنین شرایطی فرد شاغل بدون احساس فرسودگی و در جا زدن می تواند در جهت بهبود مستمر خود حرکت کند.
تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد و جبران خدمات بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
اگر طراحی شغل و تدوین شرح شغلی بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل انجام گیرد، قادر خواهد بود معیارهای شفاف، قابل اندازه گیری و قابل تحققی را برای ارزیابی عملکرد متصدیان در اختیار مدیران منابع انسانی قرار دهد. ارزیابی عملکرد متصدیان نیازمند معیارهای شفاف و مناسب به منظور ارائه بازخورد های سازنده و همچنین جبران خدمات آن ها است. شغل ها بستر تعهدات و تعاملات متقابل بین افراد شاغل و سازمان را تعیین و تعریف می کنند. تعیین حقوق، جریمه، پاداش، مزایا و همچنین ترفیع، تعدیل و اخراج کارکنان باید به دور از سوگیری و اعمال سلیقه شخصی و بر مبنای معیارهای حاصل از تجزیه و تحلیل شغل های آن ها صورت گیرد.
4 روش کلی در تجزیه و تحلیل شغل
فرآیندهای تجزیه و تحلیل شغل در سازمان ها با روش های متنوعی اجرا می شود. به طور کلی در رویکردهای جدید 4 روش کلی در تجزیه و تحلیل شغل مورد استفاده قرار می گیرد:
- روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک
- روش مخزن تحلیل شغلی Occupational Analysis Inventory
- روش تحلیل وظیفه شناختی Cognitive Task Analysis
- روش مولفه شغلی Job Element Method
1. روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک
هدف از اجرای این روش تمرکز بر رابطه انسان و کار و تحلیل و ارزیابی میزان سازگاری بین انسان و کار است. در این روش، شرایط و محیط کاری تحلیل شده و استرس و میزان فشار کاری و فشار ارگونومیک بررسی می شود. روش تجزیه و تحلیل شغل ارگونومیک شامل 3 فرآیند اصلی است:
- تجزیه و تحلیل وظایف شغل: وظایف مرتبط با موضوعات عینی، موضوعات ذهنی، تعداد و تکرار وظایف.
- تجزیه و تحلیل نیازها و الزامات شغل: مهارت های ادراکی و شناختی، مهارت های تصمیم گیری، کیفیت فعالیت ها و اقدامات.
- تجزیه و تحلیل سیستم کاری: اهداف کاری، تسهیلات، امکانات و تجهیزات محیط، مشخصه های محیط فیزیکی و اجتماعی.
2. روش مخزن تحلیل شغلی Occupational Analysis Inventory
در این روش، هر یک از مشاغل سازمان بر اساس معیارهای مشخص خوشه بندی شده و تجزیه می شوند. تحلیل مشاغل با توجه به محتوای خوشه های همسان انجام می گیرد. خوشه هایی نظیر:
- میزان اطلاعات دریافتی شغل
- کیفیت محتوای اطلاعات
- منبع دریافت اطلاعات و کانال دسترسی
- مدل ها و ادراک ذهنی
- فرآیندها، رویه ها و اقدامات کاری
- اهداف کاری
3. روش تحلیل وظیفه شناختی Cognitive Task Analysis
در این روش، تحلیل شرح شغل و حیطه وظایف، اختیارات و مسئولیت ها در اولویت است. در ادامه وظایف اصلی شناسایی و انتخاب شده و بر مبنای وظایف اصلی، شایستگی های کلیدی تعیین می شود.
4. روش مولفه شغلی Job Element Method
روش مولفه شغلی بر شاغل و متصدیان شغل متمرکز است. خروجی این روش در فرآیندهای جذب و استخدام، طراحی کارراهه شغلی و آموزش و توسعه کاربرد دارد.
آموزش و بهبود مستمر متصدیان بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
خروجی حاصل از فرآیند تجزیه و تحلیل شغل می تواند دانش، تخصص، مهارت و توانمندی های مورد نیاز هر شغل را مشخص کند. مدیران منابع انسانی بر مبنای این اطلاعات و ارزیابی وضعیت موجود (سطح مهارت و توانمندی های فعلی کارکنان) می توانند تفاوت میان وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب را اندازه گیری کنند. در ادامه آنها قادر خواهند بود نیازهای آموزشی کارکنان را اولویت بندی کرده و به برنامه ریزی آموزشی بپردازند. اگر برنامه های آموزشی و توسعه کارکنان مبتنی بر نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل آنها باشد، با کارایی و اثربخشی بیشتری اجرا خواهد شد، چرا که بر اساس یک نیازسنجی و ارزیابی واقع بینانه انجام شده است.
جهت اجرای انواع خدمات منابع انسانی و روانشناسی صنعتی و سازمانی با توسعه مدیران مکث تماس حاصل کنید. تجزیه و تحلیل شغل تنها بخشی از خدمات موسسه مکث است.
رزومه مدیران مرکز مشاوره اینجا مکث
- طرف قرار داد با بانک های سپه، صادرات، صنعت و معدن، تجارت و کشاورزی
- مشاوره استخدامی و تهیه بانک اطلاعات سلامت روان پرسنل جدیدالاستخدام شرکت فولاد کاوه جنوب کیش در بندرعباس
- تهیه و تدوین بانک اطلاعات سلامت روان پرسنل شاغل درشرکت فولاد کاوه جنوب کیش در بندرعباس
- تهیه و تدوین پرونده سلامت روان برای پرسنل جدیدالاستخدام بانک کارآفرین
- تهیه و تدوین پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی برای پرسنل شاغل بانک کارآفرین
- آسیب شناسی واحد های تابعه بانک کارآفرین
- طراحی و تدوین شرح شغل مشاغل شرکت بهین انرژی سرآمد
- تهیه پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی پرسنل شاغل در شرکت بهین انرژی سرآمد
- تطبیق ویژگی های شغل و شاغل در شرکت بهین انرژی سرآمد
- ارائه مشاوره و پیشنهادات به مدیران ارشد شرکت بهین انرژی برای افزایش و ارتقا عملکرد سازمانی
- طراحی و تدوین شرح شغل مشاغل شرکت فولاد جهان آرا اروند
- تهیه پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی پرسنل شاغل در شرکت فولاد جهان آرا اروند
- تطبیق ویژگی های شغل و شاغل در شرکت فولاد جهان آرا اروند
- دبیر و سخنران «نخستین همایش جایگاه روانشناسی در ارزیابی، رشد و توسعه عملکرد سازمانی» در شهر بندرعباس
- درمان و ارتقا پرسنل شاغل در شرکت فولاد کاوه جنوب کیش در شهر بندرعباس
- انجام پروژه طرح سلامت روان پرسنل در حال استخدام بانک تجارت در سطح کشور
- پروژه پژوهشی و ارزیابی پارس جنوبی و شمالی در عسلویه (دکتر عیسایی مدیر مرکز مشاوره اینجا مکث)
- طرف قرارداد با شرکت مپنا به عنوان روانشناس و مشاور (دارای تفاهم نامه همکاری با دکتر عیسایی مرکز مشاوره اینجا مکث)
- برگزاری دوره توسعه شایستگی مدیران شرکت ملی گاز ایران
- برگزاری 3 دوره های توانمند سازی ویژه پرسنل بانک سپه
- برگزاری 12 دوره تربیت درمانگر ویژه روانشناسان و مشاوران کارشناس ارشد و دکترا
- ارزیابی مدیران بانک صنعت و معدن
- برگزاری چندین سمینار شغلی و روانشناسی
- برگزاری دوره کانون ارزیابی و کانون توسعه همراه با کوچینگ ویژه دانشجویان روانشناسی و مدیریت منابع انسانی
