ورود / عضویت
021-22004925
تعیین وقت مشاوره
مرکز مشاوره مکث
تعیین وقت مشاوره
عنوان مطلب: مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

اهمیت مدیریت زمان؛ تنها مورد این دنیا که در آن تساوی حقیقی وجود دارد این است که همه از زمانی برابر برخوردار هستیم. برخی آدمها فقط دستاوردهای بیشتری دارند.

محیط زندگی و کاری خود را سازمان دهی کنید

امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط زندگی و کار میتوان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد، تمیز و شایسته دست یافت. همچنین، تبعیت از این اصول موجب رعایت نزاکت، ادب و رفتار خوب میگردد.

چند نکته مهم در مدیریت زمان

1. تشخیص

بدین معنا که اقلام ضروری و غیر ضروری از هم تفکیک شده و از محیط زندگی و کار دور میگردد.

2. ترتیب

هرچیزی در بهترین موقعیت مکانی از لحاظ دسترسی قرار میگیرد تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جست و جوهای بیهوده در دسترس قرار گیرد.

مدیریت زمان

3. تنظیف

این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست. به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.

4. تثبیت

به معنای استاندارد سازی مستمر، حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص، ترتیب و تنظیف است.

5. تکلیف

نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین.

برای تحقق اهداف خود برنامه ریزی داشته باشید

یک زندگی برنامه ریزی شده، به شما جهت میدهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آنجا بروید. در غیر این صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد.

مدیریت زمان و الویت بندی کارها

  • لیستی از کارها و اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید تهیه کنید.
  • فرصت ها و اوقاتى را كه بايد صرف تحقق اهداف برنامه شود مشخص كنید.
  • برنامه ریزی کوتاه مدت روزانه یا هفتگی داشته باشید.
  • برنامه ریزی بلند مدت داشته باشید و ببینید مثلاً در پنج سال آینده میخواهید به کدام یک از اهدافتان رسیده باشید.
  • برنامه بايد در حد توان و منطقی باشد و از حد تعادل خارج نشود.
  • روحيه انعطاف پذيري را در خود تقويت كنيد يعني در عين حال كه بايد فردي منظم و دقيق باشيد، اما براي هر كاري احتمال حذف شدن و يا جابجايي زمان انجام را پيش بيني كنيد.
  • ايده آل نگر و مطلق گرا نباشيد. در نظرنگرفتن واقعيات برنامه را با شكست مواجه ميكند.
  • پس از اجرا به ارزيابى فعاليت هاى انجام شده بپردازيد تا ميزان دسترسى به اهداف مشخص شود.

راهبردهای استفاده بهینه از زمان را بدانید

یکی از اهداف این است تا به خودتان کمک کنید تا از نحوه استفاده تان از زمان آگاه شوید و در نهایت هوشیارانه از زمانتان بهره ببرید.

  • زنده کردن اوقات مرده (مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و ...)
  • انجام برخی کارها به طور همزمان
  • تنظیم کردن وقت خواب
  • کنترل بیشتر روی وقت تفریح
  • نه گفتن به درخواست های بی اهمیت
  • عقب انداختن کارهای غیر ضروری
  • استفاده از برخی ابزارهای مدیریت زمان مانند Keep Google، To Do List و Any.do
  • دزدان زمان خود را شناسایی کنید (تلفن، تماشای تلویزیون، شبکه های اجتماعی و ...)

برخی کارها را در صورت امکان تفویض کنید

اغلب سپردن و انجام کارها به دست شخصی دیگر مناسب تر و مؤثرتر است. در واقع، با تفویض کار از طریق دیگران موفق میشوید.

  • زمانی که کاری را محول میکنید هدف و مقصود کلی را بیان کنید.
  • نتایج مورد انتظارتان را به صورت خلاصه بنویسید.
  • کار را برای کارمندان بی تجربه توصیف کنید و نکات لازم را آموزش دهید.
  • در رابطه با منابع مورد نیاز بحث کنید.
  • از درک دیگران نسبت به کار محول شده اطمینان حاصل کنید؛ تعهد بگیرید.
  • ایده ها و نظرات کارمندانتان را جویا شوید.
  • برنامه پیگیری داشته باشید.

کارهایتان را اولویت بندی کنید

این موضوع مخصوصاً زماني كه وقت محدود است به شما كمک ميكند كه از زمانتان به صورت معقول استفاده كنيد و بي‌نظمي ها و استرس را به میزان قابل توجهی كاهش دهيد. برای اولیت بندی کارها ابتدا آنها را به 4 دسته تقسیم می کنیم:

  • کارهایی که با اهمیت و اضطراری هستند.
  • کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند.
  • کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند.
  • کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند و نه مهم.

اهمیت مدیریت زمان

اولویت بندی یعنی چگونگی اختصاص وقت به امور زندگی خود. برای این کار ساعاتی را که در روز، هفته و یا ماه در اختیار داریم، تعیین کرده و ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمانهای موجود انجام داده و سپس وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم اختصاص میدهیم. چنانچه وقتی باقی ماند به قسمت سوم نیز وقت بدهیم و از زمانهای مازاد به کارهای قسمت چهارم اختصاص دهیم یا اصلاً وقتی به آنها اختصاص ندهیم.

مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

قاطعانه تمرکز کنید

وقتی کار روی مهمترین وظیفه تان را شروع کردید آن را بدون انحراف و حواس پرتی انجام دهید.

  • از مزاحمت ها جلوگیری کنید.
  • همیشه پذیرای کسانی نباشید که میخواهند با شما گپ بزنند.
  • از خاموش کردن یا بی صدا کردن تلفن نترسید.
  • تمرین کنید و کار های غیر ضروری را به تعویق بیندازید.

هر چیز کوچکی را بنویسید

اطلاعات خود را منسجم و یکپارچه در دفتر یادداشت خود ثبت کنید.

  • کار های خود را دسته بندی کنید.
  • از ساعت و تقویم استفاده کنید.
  • اولویت های کاری خود را مشخص کنید.
  • در آخر هر روز کارهای فردا را در ذهنتان اولویت بندی کنید.
  • در نظر داشته باشید اولویت ها همیشه تغییر می کنند، آنها را بازنگری کنید.

از همان زمان کم استفاده کنید

منتظر زمان مناسب نمانید و از هر زمان کمی برای انجام کارها استفاده کنید.

  • کارهایی را که به خود قول داده اید در اسرع وقت انجام دهید.
  • به یاد داشته باشید رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است، آن را در زمان های کم انجام دهید.

ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

برای بهره وری بیشتر در ساعات اوج کاری خود برنامه ریزی زمان را دقیق تر انجام دهید.

  • به یاد داشته باشید ساعت های محدودی در یک روز وجود دارد، آنها را بشناسید.
  • زمان های اتلاف وقت خود را بشناسید، آنها ساعات اوج کاری نیستند.
  • زمانی را برای استراحت و فعالیت های لذت بخش در نظر بگیرید، آن زمان هم ساعت اوج کاری نیست.
  • زمان های باقیمانده می تواند ساعات اوج کاری شما باشد، با خیالی آسوده و آرام کارهای خود را انجام دهید.

ارتباط بین کاهش استرس و مدیریت زمان

یکی از عوامل موثر در کاهش استرس مدیریت زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه فرد بتواند طوری برنامه ریزی نماید که استرس کمتری را تجربه کند؛ برای این کار باید کارهای روزانه خود را اولویت بندی کرد.

انواع برنامه ریزی در جهت بهبود مدیریت زمان و کاهش استرس یا عکس آن

برنامه ریزی با هدف نتیجه و دستاورد

  1. اگر نتیجه حاصل نشود، فرد مایوس می شود.
  2. اگر نتیجه حاصل نشود، فرد خود سرزنشی می کند.
  3. وقفه ای کوتاه در برنامه، باعث رها کردن آن می شود.
  4. برنامه و برنامه ریزی خود، منبع استرس می شود.

برنامه ریزی با هدف رشد و آگاهی

  1. اگر نتیجه حاصل نشود، موانع رسیدن به هدف را شناسایی می ‌کند.
  2. هدف رسیدن به نتیجه کامل نیست بلکه زندگی هدفمند است.
  3. وقفه جزء لاینفک برنامه میباشد و امری طبیعی است.
  4. در این حالت برنامه وسیله ای است برای رشد و آگاهی و موجب کاهش استرس می‌شود.

نویسنده: مرکز مشاوره مکث

اشتراک در شبکه های اجتماعی:
(9 رای)
افزودن نظر:
CAPTCHA2
×

امتیاز دهی به مطلب: مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

خیلی بدبدمتوسطخوبعالی
×

تعیین وقت مشاوره حضوری

CAPTCHA