ورود / عضویت
021-22004925
تعیین وقت مشاوره
مرکز مشاوره مکث
تعیین وقت مشاوره

مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

اهمیت مدیریت زمان؛ تنها مورد این دنیا که در آن تساوی حقیقی وجود دارد این است که همه از زمانی برابر برخوردار هستیم. برخی آدمها فقط دستاوردهای بیشتری دارند.

محیط زندگی و کاری خود را سازمان دهی کنید

امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط زندگی و کار میتوان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد، تمیز و شایسته دست یافت. همچنین، تبعیت از این اصول موجب رعایت نزاکت، ادب و رفتار خوب میگردد.

مدیریت زمان

چند نکته مهم در مدیریت زمان

1. تشخیص

بدین معنا که اقلام ضروری و غیر ضروری از هم تفکیک شده و از محیط زندگی و کار دور میگردد.

2. ترتیب

هرچیزی در بهترین موقعیت مکانی از لحاظ دسترسی قرار میگیرد تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جست و جوهای بیهوده در دسترس قرار گیرد.

3. تنظیف

این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست. به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.

4. تثبیت

به معنای استاندارد سازی مستمر، حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص، ترتیب و تنظیف است.

/// شماره های تماس ///

5. تکلیف

نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین.

برای تحقق اهداف خود برنامه ریزی داشته باشید

یک زندگی برنامه ریزی شده، به شما جهت میدهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آنجا بروید. در غیر این صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد.

  • لیستی از کارها و اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید تهیه کنید.
  • فرصت ها و اوقاتى را كه بايد صرف تحقق اهداف برنامه شود مشخص كنید.
  • برنامه ریزی کوتاه مدت روزانه یا هفتگی داشته باشید.
  • برنامه ریزی بلند مدت داشته باشید و ببینید مثلاً در پنج سال آینده میخواهید به کدام یک از اهدافتان رسیده باشید.
  • برنامه بايد در حد توان و منطقی باشد و از حد تعادل خارج نشود.
  • روحيه انعطاف پذيري را در خود تقويت كنيد يعني در عين حال كه بايد فردي منظم و دقيق باشيد، اما براي هر كاري احتمال حذف شدن و يا جابجايي زمان انجام را پيش بيني كنيد.
  • ايده آل نگر و مطلق گرا نباشيد. در نظرنگرفتن واقعيات برنامه را با شكست مواجه ميكند.
  • پس از اجرا به ارزيابى فعاليت هاى انجام شده بپردازيد تا ميزان دسترسى به اهداف مشخص شود.

راهبردهای استفاده بهینه از زمان را بدانید

یکی از اهداف این است تا به خودتان کمک کنید تا از نحوه استفاده تان از زمان آگاه شوید و در نهایت هوشیارانه از زمانتان بهره ببرید.

  • زنده کردن اوقات مرده (مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و ...)
  • انجام برخی کارها به طور همزمان
  • تنظیم کردن وقت خواب
  • کنترل بیشتر روی وقت تفریح
  • نه گفتن به درخواست های بی اهمیت
  • عقب انداختن کارهای غیر ضروری
  • استفاده از برخی ابزارهای مدیریت زمان مانند Keep Google، To Do List و Any.do
  • دزدان زمان خود را شناسایی کنید (تلفن، تماشای تلویزیون، شبکه های اجتماعی و ...)

مدیریت زمان و الویت بندی کارها

برخی کارها را در صورت امکان تفویض کنید

اغلب سپردن و انجام کارها به دست شخصی دیگر مناسب تر و مؤثرتر است. در واقع، با تفویض کار از طریق دیگران موفق میشوید.

  • زمانی که کاری را محول میکنید هدف و مقصود کلی را بیان کنید.
  • نتایج مورد انتظارتان را به صورت خلاصه بنویسید.
  • کار را برای کارمندان بی تجربه توصیف کنید و نکات لازم را آموزش دهید.
  • در رابطه با منابع مورد نیاز بحث کنید.
  • از درک دیگران نسبت به کار محول شده اطمینان حاصل کنید؛ تعهد بگیرید.
  • ایده ها و نظرات کارمندانتان را جویا شوید.
  • برنامه پیگیری داشته باشید.

کارهایتان را اولویت بندی کنید

این موضوع مخصوصاً زماني كه وقت محدود است به شما كمک ميكند كه از زمانتان به صورت معقول استفاده كنيد و بي‌نظمي ها و استرس را به میزان قابل توجهی كاهش دهيد. برای اولیت بندی کارها ابتدا آنها را به 4 دسته تقسیم می کنیم:

  • کارهایی که با اهمیت و اضطراری هستند.
  • کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند.
  • کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند.
  • کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند و نه مهم.

اولویت بندی یعنی چگونگی اختصاص وقت به امور زندگی خود. برای این کار ساعاتی را که در روز، هفته و یا ماه در اختیار داریم، تعیین کرده و ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمانهای موجود انجام داده و سپس وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم اختصاص میدهیم. چنانچه وقتی باقی ماند به قسمت سوم نیز وقت بدهیم و از زمانهای مازاد به کارهای قسمت چهارم اختصاص دهیم یا اصلاً وقتی به آنها اختصاص ندهیم.

مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

قاطعانه تمرکز کنید

وقتی کار روی مهمترین وظیفه تان را شروع کردید آن را بدون انحراف و حواس پرتی انجام دهید.

  • از مزاحمت ها جلوگیری کنید.
  • همیشه پذیرای کسانی نباشید که میخواهند با شما گپ بزنند.
  • از خاموش کردن یا بی صدا کردن تلفن نترسید.
  • تمرین کنید و کار های غیر ضروری را به تعویق بیندازید.

هر چیز کوچکی را بنویسید

اطلاعات خود را منسجم و یکپارچه در دفتر یادداشت خود ثبت کنید.

  • کارهای خود را دسته بندی کنید.
  • از ساعت و تقویم استفاده کنید.
  • اولویت های کاری خود را مشخص کنید.
  • در آخر هر روز کارهای فردا را در ذهنتان اولویت بندی کنید.
  • در نظر داشته باشید اولویت ها همیشه تغییر می کنند، آنها را بازنگری کنید.
/// شماره های تماس ///

از همان زمان کم استفاده کنید

منتظر زمان مناسب نمانید و از هر زمان کمی برای انجام کارها استفاده کنید.

  • کارهایی را که به خود قول داده اید در اسرع وقت انجام دهید.
  • به یاد داشته باشید رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است، آن را در زمان های کم انجام دهید.

ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

برای بهره وری بیشتر در ساعات اوج کاری خود برنامه ریزی زمان را دقیق تر انجام دهید.

  • به یاد داشته باشید ساعت های محدودی در یک روز وجود دارد، آنها را بشناسید.
  • زمان های اتلاف وقت خود را بشناسید، آنها ساعات اوج کاری نیستند.
  • زمانی را برای استراحت و فعالیت های لذت بخش در نظر بگیرید، آن زمان هم ساعت اوج کاری نیست.
  • زمان های باقیمانده می تواند ساعات اوج کاری شما باشد، با خیالی آسوده و آرام کارهای خود را انجام دهید.

در مدیریت زمان تکنیکهای مختلفی وجود دارد مانند اصل زیگارنیک، اصل پارتو، اصل پارکینسون، ماتریس آیزن هاور قانون ABC که به تعدادی از آنها اشاره خواهیم کرد.

دسته بندی كارها از ديدگاه مديريت زمان

  1. كارهای مهم و فوری
  2. كارهای مهم اما غيرفوری
  3. كارهای فوری اما غيرمهم
  4. كارهای كم اهميت و غيرفوری
  5. كارهای بيهوده و وقت گير

از میان همه اين كارها بايد بيشترين اولويت را به كارهای دسته دوم داد اگر چه معمولاً بدليل آنكه با احسا س فوريت همراه نيستند اغلب مردم به آنها اهميتی نمی دهند و زمانی برای انجام آنها در نظر نمیگيرند.

قوانين مديريت زمان (اصل پارتو)

اين اصل ابتدا توسط ويلفرد پارتو، اقتصاددان ایتالیایی معرفی شد. بر اساس اساس این اصل 80 درصد ارزش یک مجموعه ناشی از فقط 20 درصد اعضای آن جامعه است یعنی امکان این وجود دارد که با صرف 80 درصد از وقت تنها بیست درصد نتایج حاصل شود.

پس در اصل پارتو باید توجه ویژه ای به میزان فعالیت خودمان داشته باشیم.

سیستم ABC

اين سيستم مديريت زمان استفاده گسترده تري دارد. در اين سيستم كارها براساس اهميت به درجات A و B و C تقسیم میشوند.

درجه A  به این معنی است که کار مورد نظر باید ترجيحا همين امروز و يا هر چه زودتر انجام شود. اگر كار انجام نگردد مي تواند نتايج منفي داشته و در بعضي موارد آسيب جدي به سيستم مديريت وارد كند.

اهمیت مدیریت زمان

درجه B بدین معنی است که کار مورد نظر باید به زودي انجام گردد و اگر در زمان پيش بيني شده انجام نشود به درجه A  تبدیل خواهد شد.

درجه C بدین معنی است که کار مورد نظر میتواند بدون داشتن اثرات منفی به تعویق بیفتد. برخی از این کارها محدودیت زمانی ندارند ولی برخی دیگر میتوانند به کارهای درجه A B تبدیل شوند.

عوامل اتلاف وقت و شيوه مبارزه با آنها

تلفن

تلفن اتلاف کننده وقت است مکالمات تلفني عامل ايجاد گسستگي در روند كارها هستند.  بنابراين برای هر تماس تلفني بايد يك محدوديت زماني مشخص گردد و موضوعات اصلي محور صحبت ها باشد تا بدين وسيله در وقت صرفه جويی شود.

برنامه ريزي نامناسب در مديريت زمان تعيين هدفها و اولويت های مربوط به كار از مهمترين امور به شمار میروند. بدون داشتن برنامه مكتوب، ساعتها به هدر مي روند.

مهمان ناخوانده

اين عامل يكي از بزرگترين ضايع كنندگان وقت است. مهمان ناخوانده ممكن است دوست يا همكار و يا حتي رئيس باشد.

براي كنترل اثر مهمان ناخوانده بايد ابتدا تا حدامكان دريافت كه وي چه مي خواهد؟

آنگاه بايد با توجه به موقعيت يكي از موارد چهارگانه زير را باید انتخاب كرد

  1. درخواست مهمان ناخوانده را ارزيابي كرد.
  2. براي وقت ديگري با او قرار گذاشت.
  3. پيشنهاد كرد موضو ع را با شخص مناسب تري مطرح كند.
  4. تشويق كرد كه خود راه چاره ای بينديشد.

فقدان انضباط شخصي 

انضباط شخصي يكي از واژه هاي مهم مديريت زمان است. براي انجام دادن كار و رساندن آن كار تا مرحله نهايي به انضباط و نظم زیادی نياز است.

يكي از دلايل عمده بي نظمي، ضعف جسمانی و يا حتی خستگی است. با داشتن استراحت كافي و برخورداري از يك تغذيه مناسب ميتوان از بروز ضعف جسماني جلوگيري كرد.

ناتوانی در گفتن نه

بسیاری از انسانها در گفتن نه ضعیف هستند. عوامل و دلايل متعددي وجود دارد كه مردم قادر به گفتن نه در قبال درخواست ديگران نيستند. بهترين شيوه برخورد  با اين عادت كه بطور خودكار، به آری گفتن زمانی که می خواهید نه بگویید، می انجامد اجرای مراحل زیر است:

  1. گفتن مودبانه نه در مقابل خواسته های نامعقول
  2. آوردن دلایل منطقی برای موجه نشان دادن کلمه نه
  3. ارائه راه حل های تازه یا راه حل های معقول دیگر برای نشان دادن حسن نیت
  4. در صورت ناتوانی در این کار حتما شما نیاز به یک کوچینگ مناسب دارید.

كار امروز را به فردا افكندن (احمال کاری)

در پس به فردا افكندن كارها دو دليل عمده وجود دارد:

ترس از شكست

هرگاه كار همراه با خطر باشد يا ديگران از او انتظارات فوق العاده ای  داشته باشند و فرد از مهارت وكارائي خود مطمئن نباشد، به تعویق انداختن كارآسان تر است.

فقدان علاقه به كار

وقتي انسان كار چنداني براي انجام نداشته باشد و براي حفظ زمان ضرورتي احساس نكند، ديري نمي گذرد كه دچار كسالت شده و ديگر حوصله انجام به موقع كارها را نخواهد داشت.

/// شماره های تماس ///

كارها را ناتمام رها كردن

نصفه و نیمه رها كردن كارها يكي از اصلي ترين عوامل عدم دستيابي به نتيجه مطلوب است با اين كار در وظايف روزانه انقطاع حاصل مي گردد كه اين گسستگي و بي نظمي مي تواند زيان جدي به فرد و همكاران وارد كند.

نحوه به كارگيري مديريت زمان (در سازمانها)

براي انجام امور همراه با رعايت مديريت زمان بايستي اصول زير را رعايت نمود.

  1. كار را به اجزاء كوچكتر تقسيم كرد و هر جزء را در يك زمان انجام داد.
  2. از هر كجا شد كار را شرو ع نمود و لازم نيست ازابتداي آن شروع كرد.
  3. ليستي از كارها ي قابل ملاحظه تهيه كرده و بتدريج كه كارها انجام مي شود آنها را علامت گذاري نمود.
  4. با خود عهد بست كه يك كار را در طول مدت زمان مشخص انجام داد.

اصل های مدیریت زمان

اصل زیگارنیک

بلوما زیگارنیک روانشناس معروف روسی در رستوران متوجه شد پیشخدمت ها کلیه جزئیات سفارش غذای هر مشتری را بدون اینکه آنرا روی کاغذ بنویسند تا قبل از تسویه حساب به یاد می آورند و به محض تسویه حساب نه تنها چیزی از سفارش را به خاطر نمی آورند بلکه حتی گاهی اوقات خود مشتری را هم به خاطر نمی آورند.

زیگارنیک نتیجه گرفت که ذهن انسانها بیشتر درگیر کارهای ناتمام میشود تا کارهایی که به اتمام رسیده است. بنابراین اثر زیگارنیک به معنای کلنجار رفتن ذهن با کارهای نیمه تمام است.

اصل پارکینسون

چرا وقتی برای انجام کاری زمانی یک ماهه مشخص می‌کنیم، در یک ماه انجام می‌شود و اگر همان را سه ماه مشخص کنیم در سه ماه انجام می‌شود؟

پاسخ این سوال در اصل پارکینسون وجود دارد. طبق این اصل مهمترین عاملی که مشخص می‌کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد این است که چقدر زمان برای آن کار در نظر گرفته ایم.

اصل پارکینسون

به زبان ساده میتوان گفت ذهن کار را به میزانی که برای آن وقت مشخص کرده اید کش میدهد. بنابراین با آگاهی و غلبه بر این اصل میتوانیم از زمان خود استفاده بهتری داشته باشیم.

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور، که ماتریس فوری مهم نیز نامیده می شود، به شما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کرده و وظایف کمتر فوری و مهم که باید به دیگری محول کرده یا اصلا انجام ندهید را دسته بندی کنید.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

برای مدیریت بهتر زمان شش مرحله را باید طی کنید:

  1. نوشتن اهداف دراز مدت
  2. تعيين درجه اولويت اهداف
  3. خرد كردن اهداف به كارهاي كوچكتر
  4. تعيين ترتيب كارها
  5. تعيين برنامه زمان بندي انجام كارهاي مهم
  6. اقدام فوري و پي گير طبق برنامه زمان بندي شده تا دستیابی به هدف

ارتباط بین کاهش استرس و مدیریت زمان

یکی از عوامل موثر در کاهش استرس مدیریت زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه فرد بتواند طوری برنامه ریزی نماید که استرس کمتری را تجربه کند؛ برای این کار باید کارهای روزانه خود را اولویت بندی کرد.

انواع برنامه ریزی در جهت بهبود مدیریت زمان و کاهش استرس یا عکس آن

برنامه ریزی با هدف نتیجه و دستاورد

  1. اگر نتیجه حاصل نشود، فرد مایوس می شود.
  2. اگر نتیجه حاصل نشود، فرد خود سرزنشی می کند.
  3. وقفه ای کوتاه در برنامه، باعث رها کردن آن می شود.
  4. برنامه و برنامه ریزی خود، منبع استرس می شود.

برنامه ریزی با هدف رشد و آگاهی

  1. اگر نتیجه حاصل نشود، موانع رسیدن به هدف را شناسایی می ‌کند.
  2. هدف رسیدن به نتیجه کامل نیست بلکه زندگی هدفمند است.
  3. وقفه جزء لاینفک برنامه میباشد و امری طبیعی است.
  4. در این حالت برنامه وسیله ای است برای رشد و آگاهی و موجب کاهش استرس می‌شود.

نویسنده: مرکز مشاوره مکث

اشتراک در شبکه های اجتماعی:
(10 رای)
افزودن نظر:
CAPTCHA2
×

امتیاز دهی به مطلب: مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

خیلی بدبدمتوسطخوبعالی