هدف از مدیریت عملکرد چیست؟ در عصر حاضر، مسئولیت تحقق چشم انداز، ماموریت، اهداف کلان و پیاده سازی استراتژی های یک سازمان همراه با ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد فردی و سازمانی بیش از هر عامل دیگری بر عهده منابع انسانی سازمان ها است. رشد و توسعه منابع انسانی و تبدیل آن ها به سرمایه های انسانی منجر به ارتقاء کارایی و بهره وری عملکرد سازمان ها می شود. توسعه منابع انسانی نیازمند یک سیستم مدیریتی و ارزیابی استاندارد و اثربخش است تا بتواند با تدوین برنامه ها و استراتژی های بومی و نظام مند چالش ها و مشکلات مربوط به بهبود عملکرد کارکنان را شناسایی و برطرف سازد. در چنین شرایطی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان به عنوان یک راهکار اثربخش برای بهبود مستمر عملکرد پیشنهاد می شود.
تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد سازمانی
قبل از توضیح اهداف مدیریت عملکرد، باید به این نکته مهم توجه داشت که مدیریت عملکرد کارکنان به معنای ارزیابی عملکرد آن ها نیست. و بین ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد تفاوت های مهم و قابل توجهی وجود دارد. مدیریت عملکرد یک فرایند مستمر به منظور شناسایی، سنجش و اندازه گیری، بهبود مستمر و توسعه عملکرد فرد، تیم و سازمان است. ارزیابی عملکرد عامل محوری و کلیدی در مدیریت عملکرد است و هسته اصلی آن محسوب می شود، اما کارکردها و هدف از مدیریت عملکرد فراتر از ارزیابی است. در این مقاله سعی داریم میان ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد تمایز قائل شویم و به این پرسش اساسی پاسخ دهیم: هدف از مدیریت عملکرد چیست؟
هدف از مدیریت عملکرد تمرکز بر شناسایی، تحلیل و سنجش عملکرد و عوامل موثر بر بهبود آن است. در این سیستم کارکنان نسبت به عملکرد خود بازخوردهای مستمر و اصلاحی دریافت می کنند. آن ها ترغیب و تشویق می شوند تا از طریق اصلاح و بهبود مستمر خود، اثربخشی عملکردشان را ارتقاء دهند و به اهداف سازمانی دست یابند. ارزیابی عملکرد به صورت غیر مداوم تنها نقاط ضعف و قوت کارکنان را اندازه گیری و ثبت می کند، اما مدیریت عملکرد ضمن سنجش و تحلیل عملکرد بر تدوین و اجرای برنامه های توسعه فردی برای ارتقاء عملکرد هر یک از کارکنان نیز تاکید دارد.
خروجی و نتایج ارزیابی عملکرد تنها تحلیلی از وضعیت موجود فرد ارائه می دهد، اما مدیریت عملکرد با آینده نگری سعی دارد دانش، قابلیت ها، مهارت های مورد نیاز فرد را برای دستیابی به وضعیت مطلوب و تحقق اهداف شغلی مشخص کند. مدیریت عملکرد از طریق ارزیابی مستمر، آموزش، انتقال یادگیری، مربی گری و ارائه بازخورد های عادلانه و بدون سوگیری می کوشد تا میان عملکرد کارکنان سازمان و چشم انداز، ماموریت، اهداف و راهبردهای کلان سازمانی پیوند و هماهنگی ایجاد نماید.
هدف اصلی مدیریت عملکرد سازمان چیست؟
هدف اصلی مدیریت عملکرد ارزیابی تمام سیستم ها، فرآیندها و رویه ها و منابعی است که بر کیفیت عملکرد سازمان تاثیر می گذارند. هدف از مدیریت عملکرد پایش، ارزیابی و کسب اطمینان از صحت و دقت اقدامات و تصمیم گیری ها در سیستم هایی نظیر جذب، استخدام و خروج، آموزش و بهسازی منابع انسانی، مالی و جبران خدمات، برنامه ریزی منابع انسانی و جانشین پروری است.
هدف از استقرار این سیستم، مدیریت چالش های پیش روی کارکنان برای بهبود عملکردشان است. سنجش و تحلیل عملکرد نیازمند یک تعریف شفاف و فراگیر از عملکرد و همچنین تعیین معیارها و شاخص های قابل مشاهده، قابل اندازه گیری و قابل توسعه است. مدیریت منابع انسانی سازمان با طراحی و استقرار یک سیستم مدیریت عملکرد استاندارد و بومی می تواند بستر لازم را برای رشد و توسعه منابع انسانی سازمان فراهم آورد. در این صورت مدیریت عملکرد یک راهکار اثربخش هم برای سنجش و ارزیابی و هم برای بهبود مستمر و توسعه کارکنان محسوب می شود.
خروجی و نتایج سیستم مدیریت عملکرد کلیدی ترین ورودی برای سیستم توسعه و بهسازی منابع انسانی است و اطلاعات لازم را برای تدوین یک برنامه توسعه اثربخش و مبتنی بر نیازها و اولویت های کارکنان و سازمان فراهم می آورد.
چرخه مدیریت عملکرد در 5 مرحله پیاده سازی می شود
تعیین معیارها و شاخص های استاندارد و شفاف برای ارزیابی عملکرد
تعیین معیارها و شاخص های ارزیابی مبتنی بر وظایف و شرح شغلی هر یک از افراد است. هر یک از کارکنان وظایفی را در جهت تحقق اهداف و پیاده سازی استراتژی های سازمان بر عهده دارند و بر اساس آن مورد سنجش قرار می گیرند. از طریق تجزیه و تحلیل شرح شغلی می توان شاخص های ارزیابی عملکرد هر فردی را بر مبنای وظایف و فعالیت هایش تعیین کرد. عملکرد کارکنان باید با استراتژی ها، برنامه های عملیاتی، فرایندها و رویه های سازمان هماهنگ و همسو باشد. معیارها و شاخص های شفاف و استاندارد به کارکنان کمک می کند تا وظایف، رفتارها و انتظارات مربوط به موقعیت شغلی خود را در سازمان بهتر درک کنند.
هماهنگی و کنترل ارزیابان
فرایندها و رویه های ارزیابی عملکرد کارکنان در تمام سطوح سازمانی و موقعیت های شغلی باید منطبق بر الگو، روش و معیارهای واحد و دقیقی باشد. شفافیت در الگو و روش ارزیابان از بروز اقدامات ناعادلانه و تبعیض آمیز جلوگیری می کند. تدوین و پیاده سازی یک الگوی واحد ارزیابی و همچنین آموزش و هماهنگی ارزیابان به منظور تعهد در کاربست این الگو بسیار دشوار است. مدیریت عملکرد می کوشد با توجیه و کنترل ارزیابان مانع هر گونه سوگیری و قضاوت شخصی شود. اگر ارزیابان بر مبنای معیارها و روش های واحد و شفافی عمل نکنند، نتایج ارزیابی قابل استناد نخواهد بود و نمی تواند مبنای عادلانه و استانداردی برای جبران خدمات، ترفیع و ارتقاء، برنامه ریزی آموزشی و توسعه فردی و سازمانی محسوب شود.
آگاهی بخشی و اطلاع رسانی به کارکنان
پایبندی به اخلاق در سازمان مستلزم ایجاد شفافیت در تمام نظام ها، فرآیندها و رویه های سازمانی است. به همین منظور در ابتدا باید اهداف، برنامه ها، اقدامات و انتظارات رفتاری و عملکردی از کارکنان مشخص شود و سپس به طور شفاف به آنها ابلاغ و اطلاع رسانی شود. آگاهی بخشی و اطلاع رسانی از الزامات و زیرساخت های پیاده سازی یک نظام مدیریت عملکرد اثربخش است. کارکنان باید بدانند که با چه روشی، بر اساس چه معیارها و استانداردهایی، در کدام بازه زمانی و توسط چه افرادی مورد ارزیابی قرار می گیرند. آگاهی بخشی و شفافیت علاوه بر تقویت اثربخشی سیستم مدیریت عملکرد، مشارکت بیشتر کارکنان را به همراه خواهد داشت و از موضع گیری و رفتارهای تدافعی آن ها در آینده جلوگیری خواهد کرد.
برگزاری جلسات بازخوردی مستمر
در پایان هر دوره ارزیابی باید جلسات بازخوردی فردی و گروهی برگزار شود تا کارکنان از نتایج ارزیابی عملکردشان و نقاط قوت و ضعف خود مطلع شوند. ارائه بازخوردهای مناسب و کاربردی با استناد به گزارش های عملکردی و بر اساس معیارها و شاخص های از پیش اعلام شده سبب عدم سوگیری و ابهام زدایی از سیستم مدیریت عملکرد می شود. نتایج ارزیابی عملکرد هر فرد باید کاملا شفاف و به دور از مراعات، مصلحت، منفعت و به صورت مستند به او منتقل شود. کارکنان باید در فضایی امن و در بستر یک ارتباط تعاملی سالم بازخوردهای لازم را دریافت کنند و با ارزیابان بر سر چالش ها و مشکلاتشان گفت وگو نمایند.
سازمان ها به منظور ارتقاء کارایی جلسات بازخوردی می بایست راهکارها و سازوکارهای مناسب را برای رشد و بهبود کارکنان پیش بینی کنند. همچنین به کارگیری فرآیندها و رویه های مناسب برای تشویق و ترغیب کارکنان و قدردانی از عملکرد مطلوب آن ها از وظایف مدیریت عملکرد است. در پایان جلسات بازخوردی و با توجه به نتایج ارزیابی باید اهداف، برنامه ها و معیارهای ارزیابی دوره جدید با مشارکت کارکنان تدوین و ثبت شود. هدف از مدیریت عملکرد بهبود مستمر و تقویت شایستگی های کارکنان به منظور ارتقاء عملکرد سازمان است.
کاربست نتایج ارزیابی عملکرد
در سیستم مدیریت عملکرد، نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان مبنایی برای تصمیم گیری های آتی سازمان در حوزه های متفاوت است. جبران خدمات، تفویض اختیار، بازنگری و اخراج، تعدیل و انتصاب، جانشین پروری، نیازسنجی و برنامه ریزی توسعه فردی و سازمانی از جمله مهمترین حوزه های تصمیم گیری هستند. خروجی و نتایج ارزیابی عملکرد می تواند توانمندی ها، مهارت ها، نقاط ضعف و قابل بهبود کارکنان را به طور صحیح و معتبری منعکس کند و برنامه های آموزشی لازم را برای هر گونه چرخش شغلی عادلانه پیشنهاد کند. سیستم مدیریت عملکرد بستر لازم را جهت کاربست نتایج ارزیابی عملکرد در مسیر بهبود مستمر عملکرد و توسعه سرمایه های انسانی فراهم می آورد.
در سازمان هایی که مدیریت عملکرد مبتنی بر ارزیابی عملکرد تیم ها انجام می گیرد، ارزیابی رهبران تیم ها به صورت جداگانه بسیار حائز اهمیت است. در ارزیابی عملکرد رهبران تیم ها، تولید و تدوین گزارش های متنوع و چندلایه از داده ها و به اشتراک گذاری نتایج حاصل از تحلیل آنها با ذینفعان هر بخش ضروری است.
ارزشیابی ابعاد متفاوت در مدیریت عملکرد
- یکپارچگی و همسویی عملکرد رهبران با اهداف کلان، راهبردها و چشم انداز سازمان
- مهارت های ارتباطی و بینافردی رهبران
- خلاقیت، نوآوری، ایده پردازی و مهارت های حل مسئله رهبران
- دانش به روز و معتبر
- اخلاق حرفه ای (مسئولیت پذیری و تعهد سازمانی، رعایت حقوق و منافع دیگری)
- اشتیاق و انگیزه یادگیری
- روحیه نقدپذیری، خوداصلاح گری و پذیرش تغییر
- روحیه و مهارت های لازم برای کار تیمی اثربخش
- مهارت های رهبری (در غالب رهبری تیم و خود رهبری)
- سرعت و چابکی در فرآیند یادگیری و تغییر
پس از ارائه گزارش و نتایج حاصل از ارزیابی، مدیران ارشد باید با مدیران میانی (رهبران تیم ها) در خصوص نتایج ارزیابی گفتگو کرده و تعامل کنند. مدیران باید براساس مشاهدات و مستندات، بازخوردهای سازنده ارائه دهند. آن ها باید ضمن همفکری با رهبران تیم ها، حوزه هایی را که می توانند برای بهبود آن ها اقداماتی انجام دهند، مشخص کنند.
در این مرحله، باید به این نکته مهم توجه داشت که صرفاً تمرکز بر بهبود و تقویت مواردی که افراد در آن ها عملکرد ضعیفی دارند، کافی نیست بلکه حفظ و ارتقاء نقاط قوت نیز باید مدنظر قرار گیرند. در نهایت، مدیران ارشد و رهبران تیم ها باید در قالب برنامه توسعه فردی، اقدامات لازم را شناسایی کرده و زمان بندی پیاده سازی آن ها را مشخص کنند. اثربخشی مدیریت عملکرد در گرو تعهد و مسئولیت پذیری افراد و سازمان نسبت به پیاده سازی اصلاحات و برنامه های توسعه است. مدیریت عملکرد یک چرخه فرایندمحور و مستمر است که نتایج و اقدامات توافق شده مبتنی بر خروجی آن در بازه های زمانی 4 تا 6 ماهه پایش می شود.
چگونه مهارت های مدیریتی اصلی را ارتقا دهیم؟
در حالی که برخی از کارکردهای مدیریت فوق می تواند به طور منطقی از تجربه و مهارت های توسعه یافته از موقعیت های ابتدایی، گسترش یابد؛ آموزش رسمی نیز می تواند مزایایی داشته باشد. به عنوان مثال گرفتن مدرک مدیریت بازرگانی می تواند فرصتی برای مطالعه فلسفه های مدیریت و بهترین شیوه ها به منظور کمک به آمادگی برای پیگیری موقعیت های مدیریتی پس از فارغ التحصیلی باشد.
