کانون ارزیابی در سال های اخیر به عنوان روشی برای سنجش شایستگی افراد جهت تصدی موقعیت های شغلی و یا همچنین تشخیص توانایی ها و شایستگی های شاغلین، جای خود را در مباحث مدیریتی باز کرده است. کانون ارزیابی مدیران به دلیل به روز بودن و پوشش دادن ابعاد مختلف سنجش شایستگی و همچنین قابل اعتنا بودن نتایج آن، مورد استقبال مجموعه های مدیریتی در سطوح بالا قرار گرفته است. براساس برخی گزارش ها در سطح جهانی، کانون ارزیابی معتبرترین روش علمی برای تشخیص شایستگی های افراد است و نتایج آن می تواند تا 70 درصد رفتارهای عمومی و آتی افراد را پیش بینی کند.
در گذشته برای ارزیابی شایستگی ها و توانایی های افراد از روش هایی مثل آزمون کتبی، مصاحبه و مشاهده شخصی استفاده می شد اما این روش ها نتایج مثبت چندانی در بر نداشت چرا که بیشتر بر تشخیص فردی استوار بود و احتمال قضاوت نادرست و خطا در آن بالا بود اما در کانون ارزیابی از آن جا که برای تشخیص شایستگی های افراد از روش های متنوع توسط چند نفر ارزیاب استفاده می شود، نتایج به دست آمده بسیار معتبر تر خواهد بود. اما کانون ارزیابی دقیقاً چیست و چه کاری انجام می دهد؟
کانون ارزیابی چیست؟
کانون ارزیابی در ابتدا به نظر می رسد یک مکان یا گروهی باشد که جهت ارزیابی شایستگی افراد به آن محل رجوع می کنند اما کانون ارزیابی به یک مکان یا گروه اطلاق نمی شود بلکه در واقع فرایندی است که جهت ارزیابی و سنجش شایستگی های گروهی از افراد طراحی شده و به کار می رود.
به طور دقیق کانون ارزیابی رویدادی است که در آن تعدادی داوطلب در یک مجموعه تمرین ها یا آزمون های کتبی، شفاهی و عملی حضور می یابند و توسط ارزیابان حرفه ای مورد سنجش قرار می گیرند، در نهایت نمره کلی شرکت کنندگان در جلسه ای بین ارزیابان، یکسان سازی می شود.
جهان بینی کانون ارزیابی
فلسفه شکل گیری کانون ارزیابی بر اساس شایسته سالاری و مدیریت استعداد است. شایسته سالاری در ساده ترین تعریف یعنی حاکم بودن علم و منطق در انتصاب ها و انتخاب های سازمانی. با اجرای کانون ارزیابی در سازمان ها شایسته سالاری حاکم می شود چرا که انتخاب افراد طبق روشی علمی بر اساس مهارت ها و شایستگی های مدنظر کانون انجام می شود ضمن اینکه همه افراد کاندیدای یک موقعیت شغلی از فرصت برابر سنجش شایستگی و در نتیجه انتخاب شدن برخوردار هستند.
از آنجا که بر اساس یک حقیقت تلخ، تعداد افراد با استعداد های عالی محدود است، نیاز به مدیریت استعداد در دنیای امروز مدیریت به طور جدی مطرح شده است. به هر حال افراد با استعداد مدیریتی، با دانش و مهارت که قدرت تصمیم گیری صحیح و سریع داشته باشند، درصد کمی از انسان ها را تشکیل می دهند، در نتیجه رقابت برای جذب این افراد توسط سازمان ها بالا بوده و روش کانون ارزیابی به این فرایند و تشخیص استعدادها بسیار کمک می کند.
ارکان کانون ارزیابی
کانون ارزیابی پنج رکن اصلی دارد که در ادامه به معرفی و بررسی این ارکان می پردازیم:
1. داوطلبین
داوطلبین رکن اصلی کانون محسوب می شوند چرا که کانون برای ارزیابی شایستگی داوطلبین اجرا می شود و به همین دلیل باید در طراحی آن شرایط داوطلبین در نظر گرفته شود.
2. مدل شایستگی
فهرستی از ویژگی ها، مهارت ها و توانایی هایی است که برای انجام درست و کامل یک شغل لازم هستند و داشتن یا نداشتن آن ها می تواند موجب تمایز افراد در موفقیت در آن شغل باشد. در کانون ارزیابی، شایستگی ها محور کانون قرار می گیرند به طوریکه بقیه اجزا حول این محور شکل می گیرد، در واقع ابزارهای کانون ارزیابی برای تشخیص شایستگی طراحی می شوند، ارزیابان به دنبال شناسایی و امتیازدهی شایستگی داوطلبین هستند و داوطلبین هم به دنبال بروز شایستگی و کسب امتیاز هستند.
3. ابزارها
مجموعه ای از آزمون ها یا تمرین های شبیه سازی شده اند که برای تشخیص و امتیازدهی یک شایستگی در داوطلبین اجرا می شود. در طراحی کانون ارزیابی پس از آنکه مهارت ها و شایستگی های مدنظر برای سنجش انتخاب شدند، باید آزمون ها و تمرین هایی که قرار است آن شایستگی ها را سنجش کنند، تعریف شوند. در واقع ابتدا لازم است شایستگی های مدنظر کانون انتخاب شوند، سپس بر اساس آن ها آزمون ها و تمرین هایی برای شرکت کنندگان در نظر گرفته شوند.
هر ویژگی یا شایستگی باید حداقل با دو ابزار سنجیده شود البته در حالت ایده آل می توان با سه ابزار سنجید. تمرین ها باید موقعیتی نه خیلی مشابه و نه خیلی دور از موقعیت های متناظر در حین انجام شغل را بازسازی کنند، در این شرایط می توان انتظار داشت داوطلبین بدون دخالت عادات رفتاری، واکنش واقعی خود در زمان تصدی شغل را بروز دهند. مهم ترین و متداول ترین ابزارهایی که در کانون های ارزیابی استفاده می شوند شامل مصاحبه، تست های روانشناسی شخصیت، بحث گروهی، کارتابل، ایفای نقش، ارائه مطلب، تصمیم گیری در شرایط خاص، آزمون های تحلیلی و ارائه مطلب است.
اما در انتخاب و طراحی این ابزارها حتماً باید توجه داشت که آزمون ها مهم ترین فعالیت هایی که در شغل موردنظر با آن درگیر می شوند، را پوشش دهد و با درجه سختی شغل هم متناسب باشد، تمرین ها باید طوری طراحی شوند که داوطلبان را به سوی رفتار مورد انتظار سوق دهند، همچنین این تمرین ها بهتر است شور و شوق لازم را در داوطلبان برای انجام بهتر تمرین ایجاد کنند. تمرین ها بهتر است با روایت یک داستان معتبر انجام شوند تا داوطلب را در شرایطی نزدیک به واقعیت قرار دهند. پس از تعیین ابزارها، ماتریس شایستگی - ابزار طراحی می شود که نشان می دهد چه شایستگی هایی با کدام ابزار سنجش می شود. این ماتریس به عنوان راهنما در اختیار ارزیابان قرار داده می شود.
4. ارزیابان
افرادی از درون یا بیرون سازمان هستند که لازم است با آموزش های حرفه ای، شناختی دقیق از شایستگی ها، ابزارها و روش تشخیص و امتیازدهی شایستگی ها داشته باشند و بتوانند قضاوتی صحیح نسبت به داوطلبین حاضر در کانون ارزیابی انجام دهند.
فعالیت ارزیابان در کانون ارزیابی شامل موارد زیر است:
- مشاهده رفتار داوطلبان در تمرینات طراحی شده
- ثبت رفتارها در فرم های استاندارد از پیش طراحی شده
- طبقه بندی رفتارها بر اساس شایستگی های مدنظر کانون
- امتیازدهی شایستگی های داوطلبین براساس شواهد رفتاری
- توافق با دیگر ارزیابان بر روی امتیاز شایستگی هر داوطلب
معمولاً در کانون های ارزیابی تعداد ارزیابان را نصف تعداد شرکت کنندگان داوطلب کانون در نظر می گیرند، مهم است که ارزیابان چند نفر باشند تا به داوطلبین از زاویه دیدهای مختلف نگریسته شود و همچنین امکان بروز و ظهور خطا، تمایلات شخصی و تعصبات در نتیجه کانون کمتر شود.
5. گزارشات بازخور
گزارش نهایی کانون ارزیابی است که پس از پایان تمرینات و آزمون ها و با اجماع ارزیابان به هر کدام از داوطلبین امتیازهایی بر اساس شایستگی هایشان اختصاص داده می شود.
معمولاً گزارش نهایی کانون ارزیابی این موارد را در بر می گیرد:
- تشکر از داوطلب شرکت کننده
- توضیح در مورد هدف اجرای کانون ارزیابی
- توضیح هر یک از شایستگی های مدنظر و روش بدست آوردن آن ها
- خلاصه ارزیابی فعالیت داوطلب در کانون
- امتیاز ارزیابی هر شایستگی داوطلب و شرح شواهد رفتاری که بر اساس آن امتیاز داده شده است
- جمع بندی عملکرد فرد در هر تمرین و نقاط قابل رشد و نقاط قوت به همراه برخی توصیه های آموزشی
چند توصیه جهت موفقیت شرکت کنندگان در کانون ارزیابی
- قبل از شرکت در کانون ارزیابی کلیه مدارک و فرم هایی که از شما درخواست می شود را با حوصله و صرف وقت کافی تهیه کنید و با اطلاعات کامل در اختیار مدیران کانون قرار دهید.
- بهتر است چند دقیقه ای قبل از شروع کانون ارزیابی در محل آن حاضر شوید، دیر رسیدن و با عجله آمدن، ذهنیتی بسیار منفی نسبت به شما در ارزیابان ایجاد می کند ضمن اینکه هر چه با استرس کمی وارد فرایند کانون شوید، قطعاً شانس موفقیت شما بیشتر خواهد بود.
- مهم ترین توصیه از زمان شروع تا پایان کانون ارزیابی این است که خودتان باشید، هر چقدر سعی کنید برای ارزیابان نقش بازی کنید و توانایی های خود را جور خاصی نشان دهید، به هرحال در جایی لو می روید چرا که هر شایستگی با حداقل دو ابزار متنوع سنجیده می شود، ضمن اینکه تلاش برای ایفای نقش شما را از تمرکز بر روی حل مسائل باز می دارد، بهترین راه این است که به خودتان اعتماد داشته باشید و مسائل را به شیوه خودتان حل کنید.
- قبل از شروع هر تمرین مطمئن شوید از مسئله تمرین درک لازم را بدست آوردید، در صورتی که هرگونه ابهامی داشتید حتماً از ارزیابان کانون بپرسید.
- مشارکت در آزمون ها و تمرین های گروهی را دست کم نگیرید، سعی کنید در این نوع تمرین ها فعالانه مشارکت کنید و دیگر شرکت کنندگان را هم به حضور فعال ترغیب کنید. مشارکت فعالانه باعث می شود حضور شما به چشم ارزیابان بیاید و شواهد کافی برای تشخیص شایستگی ها در شما را پیدا کنند، البته توجه به این نکته هم ضروری است که بحث های بی حاصل و بی محتوا هم می تواند به سهم خود ذهنیتی منفی در ارزیابان ایجاد کند.
- اگر احساس کردید یکی از تمرین ها را به خوبی انجام ندادید، نگران نباشید. به هرحال قرار نیست شما در همه مهارت ها امتیاز بالایی داشته باشید، ضمن اینکه هر شایستگی در ابزارهای مختلف سنجیده می شود و در صورت ناموفق بودن در یک تمرین، می توانید در تمرینات دیگر جبران کنید.
چگونه کارکنانی با استعداد استخدام کنیم؟
- شغل را پیش از اینکه فردی را استخدام کنید به درستی تعریف کنید. استخدام کارمند مناسب با تجزیه و تحلیل شغل آغاز می شود. تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می کند تا اطلاعاتیدرباره وظایف، مسئولیت ها، مهارت های لازم، اهداف و محیط کاری شغل جمع آوری کنید.
- استراتژی جذب کارمند خود را برنامه ریزی کنید. با در دست داشتن شرح شغل یک جلسه برنامه ریزی استخدام تشکیل دهید که شامل کارمندان کلیدی است که کارمند جدید را استخدام می کنند. مدیر استخدام برای برنامه ریزی بسیار مهم است. در این جلسه، استراتژی استخدام شما برنامه ریزی شده و اجرا شروع می شود. تیم هایی که اغلب در استخدام یک کارمند باهم کار کرده اند، می توانند این مرحله را از طریق ایمیل تکمیل کنند.
