بهترین و مهم ترین مهارت قرن از نظر متخصصان، مهارت مدیریرت زمان است. تنها مورد این دنیا که در آن تساوی حقیقی وجود دارد این است که همه از زمانی برابر برخوردار هستیم. ولی چرا برخی از افراد دستاوردهای بیشتری دارند. در اینجا 11 تکنیک مدیریت زمان در سال 2020 را به شما آموزش می دهیم تا با کمک آن به تمام اهداف خود برسید.
محیط زندگی و کاری خود را سازمان دهی کنید
اولین گام برای داشتن مدیریت زمان نظام ساماندهی محیط زندگی و کار است. شما با داشتن محیط زندگی و کاری منظم و دانستن جای هر وسیله قدمی مهم را در جهت مدیریت زمان برداشته اید. همچنین، تبعیت از این اصول موجب خلوت شده ذهن، سرعت عمل و کاهش استرس می شود.
چند نکته مهم در مدیریت زمان
1. تشخیص
بدین معنا که اقلام ضروری و غیر ضروری از هم تفکیک شده و از محیط زندگی و کار دور می گردد.
2. ترتیب
ترتیب در سرعت بخشب و مدیریت زمان نقش کلیدی دارد. هرچیزی در بهترین موقعیت مکانی از لحاظ دسترسی قرار می گیرد تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جست و جو های بیهوده در دسترس قرار گیرد.
3. تنظیف
این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست. به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.
4. تثبیت
به معنای استاندارد سازی مستمر، حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص، ترتیب و تنظیف است.
5. تکلیف
نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین. این 5 گام ابتدایی در تکنیک های مدیریت زمان می تواند معجزه کند.
برای تحقق اهداف خود برنامه ریزی داشته باشید
یک زندگی برنامه ریزی شده مدیریت زمان و 11 تکنیک مدیریت زمان در سال 2020، به شما جهت و انگیزه خاصی میدهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آنجا بروید. در غیر این صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد.
- لیستی از کارها و اهدافی که می خواهید به آن ها برسید تهیه کنید.
- فرصت ها و اوقاتى را که باید صرف تحقق اهداف برنامه شود مشخص کنید.
- برنامه ریزی کوتاه مدت روزانه یا هفتگی داشته باشید.
- برنامه ریزی بلند مدت داشته باشید و ببینید مثلاً در پنج سال آینده می خواهید به کدام یک از اهدافتان رسیده باشید.
- برنامه باید در حد توان و منطقی باشد و از حد تعادل خارج نشود.
- روحیه انعطاف پذیری را در خود تقویت کنید یعنی در عین حال که باید فردی منظم و دقیق باشید، اما برای هر کاری احتمال حذف شدن و یا جابجایی زمان انجام را پیش بینی کنید.
- ایده آل نگر و مطلق گرا نباشید. در نظر نگرفتن واقعیات برنامه را با شکست مواجه می کند.
- پس از اجرا به ارزیابى فعالیت هاى انجام شده بپردازید تا میزان دسترسى به اهداف مشخص شود.
مزایای مدیریت زمان در زندگی
- مدیریت زمان باعث می شود که اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنید! مدیریت زمان باعث می شود تا برنامه های خود را بهتر و بیشتر عملی کنید و احساس رضایت از خودتان و عملکردتان داشته باشید.
- مدیریت زمان استرس شما را کاهش می دهد. وقتی به برنامه های خود نمی رسید دائما دچار استرس می شوید اما با مدیریت زمان می توانید برنامه هایتان را عملی و استرس خود را کاهش دهید.
- بهبود روابط. مدیریت زمان به شما اجازه می دهد که برای خانواده و دوستانتان وقت کافی داشته باشید و بتوانید کنار آن ها زمان خوشی را سپری کنید.
راهبردهای استفاده بهینه از زمان را بدانید
یکی از اهداف برای داشتن مهم ترین مهارت قرن یعنی مدیریت زمان این است تا به خودتان کمک کنید تا از نحوه استفاده تان از زمان آگاه شوید و در نهایت هوشیارانه از زمانتان بهره ببرید.
- زنده کردن اوقات مرده (مثل زمان هایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد)
- انجام برخی کارها به طور همزمان
- تنظیم کردن وقت خواب
- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
- نه گفتن به درخواست های بی اهمیت
- عقب انداختن کارهای غیر ضروری
- استفاده از برخی ابزارهای مدیریت زمان مانند Keep Google، To Do List و Any.do
- دزدان زمان خود را شناسایی کنید (تلفن، تماشای تلویزیون، شبکه های اجتماعی)
برخی کارها را در صورت امکان به دیگران بسپارید
اغلب سپردن و انجام کارها به دست شخصی دیگر مناسب تر و مؤثرتر است. در واقع، با سپردن کار به دیگران موفق می شوید.
- زمانی که کاری را محول میکنید هدف و مقصود کلی را بیان کنید.
- نتایج مورد انتظارتان را به صورت خلاصه بنویسید.
- کار را برای کارمندان بی تجربه توصیف کنید و نکات لازم را آموزش دهید.
- در رابطه با منابع مورد نیاز بحث کنید.
- از درک دیگران نسبت به کار محول شده اطمینان حاصل کنید؛ تعهد بگیرید.
- ایده ها و نظرات کارمندانتان را جویا شوید.
- برنامه پیگیری داشته باشید.
کارهایتان را اولویت بندی کنید
این موضوع مخصوصاً زمانی که وقت محدود است به شما کمک میکند که از زمانتان به صورت معقول استفاده کنید و بی نظمی ها و استرس را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. برای اولیت بندی کارها ابتدا آنها را به 4 دسته تقسیم می کنیم:
- کارهایی که با اهمیت و اضطراری هستند.
- کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند.
- کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند.
- کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند و نه مهم.
اولویت بندی یعنی چگونگی اختصاص وقت به امور زندگی خود. برای این کار ساعاتی را که در روز، هفته و یا ماه در اختیار داریم، تعیین کرده و ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمان های موجود انجام داده و سپس وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم اختصاص می دهیم. چنانچه وقتی باقی ماند به قسمت سوم نیز وقت بدهیم و از زمان های مازاد به کارهای قسمت چهارم اختصاص دهیم یا اصلاً وقتی به آن ها اختصاص ندهیم.
مدیریت زمان و 11 تکنیک مدیریت زمان در سال 2020
قاطعانه تمرکز کنید
وقتی کار روی مهم ترین وظیفه تان را شروع کردید آن را بدون انحراف و حواس پرتی انجام دهید.
- از مزاحمت ها جلوگیری کنید.
- همیشه پذیرای کسانی نباشید که می خواهند با شما گپ بزنند.
- از خاموش کردن یا بی صدا کردن تلفن نترسید.
- تمرین کنید و کار های غیر ضروری را به تعویق بیندازید.
هر چیز کوچکی را بنویسید
اطلاعات خود را منسجم و یکپارچه در دفتر یادداشت خود ثبت کنید.
- کارهای خود را دسته بندی کنید.
- از ساعت و تقویم استفاده کنید.
- اولویت های کاری خود را مشخص کنید.
- در آخر هر روز کارهای فردا را در ذهنتان اولویت بندی کنید.
- در نظر داشته باشید اولویت ها همیشه تغییر می کنند، آن ها را بازنگری کنید.
از همان زمان کم استفاده کنید
منتظر زمان مناسب نمانید و از هر زمان کمی برای انجام کارها استفاده کنید.
- کارهایی را که به خود قول داده اید در اسرع وقت انجام دهید.
- به یاد داشته باشید رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچک تر است، آن را در زمان های کم انجام دهید.
ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
برای بهره وری بیشتر در ساعات اوج کاری خود برنامه ریزی زمان را دقیق تر انجام دهید.
- به یاد داشته باشید ساعت های محدودی در یک روز وجود دارد، آن ها را بشناسید.
- زمان های اتلاف وقت خود را بشناسید، آن ها ساعات اوج کاری نیستند.
- زمانی را برای استراحت و فعالیت های لذت بخش در نظر بگیرید، آن زمان هم ساعت اوج کاری نیست.
- زمان های باقیمانده می تواند ساعات اوج کاری شما باشد، با خیالی آسوده و آرام کارهای خود را انجام دهید.
در مدیریت زمان تکنیک های مختلفی وجود دارد مانند اصل زیگارنیک، اصل پارتو، اصل پارکینسون، ماتریس آیزن هاور قانون ABC که به تعدادی از آن ها اشاره خواهیم کرد.
دسته بندی کارها از دیدگاه مدیریت زمان
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم اما غیرفوری
- کارهای فوری اما غیرمهم
- کارهای کم اهمیت و غیرفوری
- کارهای بیهوده و وقت گیر
از میان همه این کارها باید بیشترین اولویت را به کارهای دسته دوم داد اگر چه معمولاً بدلیل آنکه با احساس فوریت همراه نیستند اغلب مردم به آن ها اهمیتی نمی دهند و زمانی برای انجام آن ها در نظر نمی گیرند.
قوانین مدیریت زمان (اصل پارتو)
این اصل ابتدا توسط ویلفرد پارتو، اقتصاددان ایتالیایی معرفی شد. بر اساس اساس این اصل 80 درصد ارزش یک مجموعه ناشی از فقط 20 درصد اعضای آن جامعه است یعنی امکان این وجود دارد که با صرف 80 درصد از وقت تنها بیست درصد نتایج حاصل شود. پس در اصل پارتو باید توجه ویژه ای به میزان فعالیت خودمان داشته باشیم.
سیستم ABC در مدیریت زمان
این سیستم مدیریت زمان استفاده گسترده تری دارد. در این سیستم کارها براساس اهمیت به درجات A و B و C تقسیم می شوند. درجه A به این معنی است که کار مورد نظر باید ترجیحا همین امروز و یا هر چه زودتر انجام شود. اگر کار انجام نگردد می تواند نتایج منفی داشته و در بعضی موارد آسیب جدی به سیستم مدیریت وارد کند. درجه B بدین معنی است که کار مورد نظر باید به زودی انجام گردد و اگر در زمان پیش بینی شده انجام نشود به درجه A تبدیل خواهد شد. درجه C بدین معنی است که کار مورد نظر می تواند بدون داشتن اثرات منفی به تعویق بیفتد. برخی از این کارها محدودیت زمانی ندارند ولی برخی دیگر می توانند به کارهای درجه A B تبدیل شوند.
عوامل اتلاف وقت و شیوه مبارزه با آن ها
تلفن
تلفن اتلاف کننده وقت است مکالمات تلفنی عامل ایجاد گسستگی در روند کارها هستند. بنابراین برای هر تماس تلفنی باید یک محدودیت زمانی مشخص گردد و موضوعات اصلی محور صحبت ها باشد تا بدین وسیله در وقت صرفه جویی شود. برنامه ریزی نامناسب در مدیریت زمان تعیین هدف ها و اولویت های مربوط به کار از مهم ترین امور به شمار می روند. بدون داشتن برنامه مکتوب، ساعت ها به هدر می روند.
مهمان ناخوانده
این عامل یکی از بزرگترین ضایع کنندگان وقت است. مهمان ناخوانده ممکن است دوست یا همکار و یا حتی رئیس باشد. برای کنترل اثر مهمان ناخوانده باید ابتدا تا حدامکان دریافت که وی چه می خواهد؟ آنگاه باید با توجه به موقعیت یکی از موارد چهارگانه زیر را باید انتخاب کرد
- درخواست مهمان ناخوانده را ارزیابی کرد.
- برای وقت دیگری با او قرار گذاشت.
- پیشنهاد کرد موضو ع را با شخص مناسب تری مطرح کند.
- تشویق کرد که خود راه چاره ای بیندیشد.
فقدان انضباط شخصی
انضباط شخصی یکی از واژه های مهم مدیریت زمان است. برای انجام دادن کار و رساندن آن کار تا مرحله نهایی به انضباط و نظم زیادی نیاز است. یکی از دلایل عمده بی نظمی، ضعف جسمانی و یا حتی خستگی است. با داشتن استراحت کافی و برخورداری از یک تغذیه مناسب می توان از بروز ضعف جسمانی جلوگیری کرد.
ناتوانی در گفتن نه
بسیاری از انسان ها در گفتن نه ضعیف هستند. عوامل و دلایل متعددی وجود دارد که مردم قادر به گفتن نه در قبال درخواست دیگران نیستند. بهترین شیوه برخوردبا این عادت که بطور خودکار، به آری گفتن زمانی که می خواهید نه بگویید، می انجامد اجرای مراحل زیر است:
- گفتن مودبانه نه در مقابل خواسته های نامعقول
- آوردن دلایل منطقی برای موجه نشان دادن کلمه نه
- ارائه راه حل های تازه یا راه حل های معقول دیگر برای نشان دادن حسن نیت
- در صورت ناتوانی در این کار حتما شما نیاز به یک کوچینگ مناسب دارید.
کار امروز را به فردا افکندن (احمال کاری)
در پس به فردا افکندن کارها دو دلیل عمده وجود دارد:
- ترس از شکست: هرگاه کار همراه با خطر باشد یا دیگران از او انتظارات فوق العاده ای داشته باشند و فرد از مهارت و کارایی خود مطمئن نباشد، به تعویق انداختن کارآسان تر است.
- فقدان علاقه به کار: وقتی انسان کار چندانی برای انجام نداشته باشد و برای حفظ زمان ضرورتی احساس نکند، دیری نمی گذرد که دچار کسالت شده و دیگر حوصله انجام به موقع کارها را نخواهد داشت.
کارها را ناتمام رها کردن
نصفه و نیمه رها کردن کارها یکی از اصلی ترین عوامل عدم دستیابی به نتیجه مطلوب است با این کار در وظایف روزانه انقطاع حاصل می گردد که این گسستگی و بی نظمی می تواند زیان جدی به فرد و همکاران وارد کند.
نحوه به کارگیری مدیریت زمان (در سازمانها)
برای انجام امور همراه با رعایت مدیریت زمان بایستی اصول زیر را رعایت نمود.
- کار را به اجزاء کوچکتر تقسیم کرد و هر جزء را در یک زمان انجام داد.
- از هر کجا شد کار را شرو ع نمود و لازم نیست از ابتدای آن شروع کرد.
- لیستی از کارها قابل ملاحظه تهیه کرده و بتدریج که کارها انجام می شود آن ها را علامت گذاری نمود.
- با خود عهد بست که یک کار را در طول مدت زمان مشخص انجام داد.
اصل های مدیریت زمان
اصل زیگارنیک در مدیریت زمان
بلوما زیگارنیک روانشناس معروف روسی در رستوران متوجه شد پیشخدمت ها کلیه جزئیات سفارش غذای هر مشتری را بدون اینکه آن را روی کاغذ بنویسند تا قبل از تسویه حساب به یاد می آورند و به محض تسویه حساب نه تنها چیزی از سفارش را به خاطر نمی آورند بلکه حتی گاهی اوقات خود مشتری را هم به خاطر نمی آورند. زیگارنیک نتیجه گرفت که ذهن انسان ها بیشتر درگیر کارهای ناتمام می شود تا کارهایی که به اتمام رسیده است. بنابراین اثر زیگارنیک به معنای کلنجار رفتن ذهن با کارهای نیمه تمام است.
اصل پارکینسون در مدیریت زمان
چرا وقتی برای انجام کاری زمانی یک ماهه مشخص می کنیم، در یک ماه انجام می شود و اگر همان را سه ماه مشخص کنیم در سه ماه انجام می شود؟ پاسخ این سوال در اصل پارکینسون وجود دارد. طبق این اصل مهم ترین عاملی که مشخص می کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد این است که چقدر زمان برای آن کار در نظر گرفته ایم. به زبان ساده می توان گفت ذهن کار را به میزانی که برای آن وقت مشخص کرده اید کش می دهد. بنابراین با آگاهی و غلبه بر این اصل می توانیم از زمان خود استفاده بهتری داشته باشیم.
ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان
ماتریس آیزنهاور، که ماتریس فوری مهم نیز نامیده می شود، به شما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آن ها اولویت بندی کرده و وظایف کمتر فوری و مهم که باید به دیگری محول کرده یا اصلا انجام ندهید را دسته بندی کنید.
راهکارهایی برای مدیریت زمان
برای مدیریت بهتر زمان شش مرحله را باید طی کنید:
- نوشتن اهداف دراز مدت
- تعیین درجه اولویت اهداف
- خرد کردن اهداف به کارهای کوچکتر
- تعیین ترتیب کارها
- تعیین برنامه زمان بندی انجام کارهای مهم
- اقدام فوری و پی گیر طبق برنامه زمان بندی شده تا دستیابی به هدف
ارتباط بین کاهش استرس و مدیریت زمان
یکی از عوامل موثر در کاهش استرس مدیریت زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه فرد بتواند طوری برنامه ریزی نماید که استرس کمتری را تجربه کند؛ برای این کار باید کارهای روزانه خود را اولویت بندی کرد.
انواع برنامه ریزی در جهت بهبود مدیریت زمان و کاهش استرس یا عکس آن
برنامه ریزی با هدف نتیجه و دستاورد:
- اگر نتیجه حاصل نشود، فرد مایوس می شود.
- اگر نتیجه حاصل نشود، فرد خود سرزنشی می کند.
- وقفه ای کوتاه در برنامه، باعث رها کردن آن می شود.
- برنامه و برنامه ریزی خود، منبع استرس می شود.
برنامه ریزی با هدف رشد و آگاهی:
- اگر نتیجه حاصل نشود، موانع رسیدن به هدف را شناسایی می کند.
- هدف رسیدن به نتیجه کامل نیست بلکه زندگی هدفمند است.
- وقفه جزء لاینفک برنامه می باشد و امری طبیعی است.
- در این حالت برنامه وسیله ای است برای رشد و آگاهی و موجب کاهش استرس می شود.
