چگونگی تعدیل نیرو و اصول تعدیل نیرو واقعاً کار سخت و دشواری است. معمولا چگونگی تعدیل نیرو و تفویض اختیار تمام منابع مادی و انسانی تیم مدیریت را به خود اختصاص میدهد. هیچکس بدون علت به دنبال تعدیل نیرو نمی رود. شاید به همین دلیل است که آن دسته از مدیرانی که زودتر از سایرین دست به تعدیل نیروهایشان می زنند، به نتایج خوبی نمی رسند. ما در اینجا اصوصل تعدیل نیرو و چگونگی تفویض اختیار را به شما خواهیم گفت.
روش های تعدیل نیرو و اصول تعدیل نیرو
بسیاری از مدیران، بدون هیچ ترس و واهمه، موضوع تعدیل احتمالی را به اطلاع کارکنان می رسانند. اما برخی مدیران از این موضوع می ترسند که اگر کارمندان از آینده خود مطلع شوند، به افرادی منزوی و غیرمولد تبدیل شده و در کسب و کار خود کارشکنی و حتی خرابکاری نمایند. البته هیچگونه مدارک مستدلی در این زمینه وجود ندارد که ثابت کند اعلام قبلی موضوع تعدیل و بازخرید نیروها، میزان کارشکنی را بالا می برد.
- به منظور جلوگیری از شیوع بی اعتمادی در سازمان، به کارمندان خود درباره تعدیل نیرو اطلاع قبلی دهید.
- اجازه دهید کارمندان در مورد تعدیل آزادانه صحبت کنند تا بهبود اوضاع سریع تر حاصل شود.
- پس از تعدیل، فراموش نکنید که گذشته تا مدتی باقی می ماند.
- به جای مخفی کردن اطلاعات، سعی کنید آن ها را در اختیار افراد خود قرار دهید.
- کارمندان خود را سرکوب نکنید.
چگونگی تعدیل نیرو و تفویض اختیار را رعایت کنید
برای جلوگیری از آسیب های بیشتر، باید اصول تعدیل نیرو را شناخت و آنها را به دقت رعایت کرد.
- بر اساس نیازهای کسب و کارتان، تعدیل نیروها را برنامه ریزی کنید.
- همواره شأن افراد را رعایت کنید.
- در مورد قوانین، تحقیق نمایید و همواره از قانون تبعیت کنید.
- راههای جایگزین تعدیل نیرو را بشناسید (دادن یک روز مرخصی بدون حقوق در هر دو هفته)؛ تا ضمن حفظ کارکنان، درآمد شرکت افزایش یابد.
- اجازه ندهید نگرانی های قضایی و حقوقی باعث طرح تعدیل گردند.
قبل از تعدیل نیرو در سازمان خود اقدامات مقتضی را انجام دهید
اولین سؤال مهمی که باید قبل از تعدیل مد نظر قرار داد این است که مشکلات موجود ناشی از چیست؟
- اگر مشکل سود کم است، سازمان شما آمادگی تعدیل و بازخرید نیروهایش را ندارد.
- از تعدیل به عنوان روشی برای کاهش هزینه ها استفاده نکنید؛ اخراج استعدادهای ارزشمند فقط اوضاع را بدتر میکند.
- اگر مشکل تعداد بالای کارمندان است استراتژی مناسبی برای اعمال تغییرات اتخاذ کنید.
- با نگاهی به طرح کسب و کارتان، برای دوران پس از تعدیل برنامه ریزی کنید.
- به کارکنان اطمینان خاطر بدهید که تعدیل نیرو آخرین راه حل برای حل مشکلات سازمانی بوده است.
پس از تعدیل نیرو، سنجیده عمل کنید
تعدیل کردن و اصول تعدیل نیرو بدون داشتن نگرشی روشن و شفاف، مانند آن است که شرکت مشکلاتی را که قبل از تعدیل با آن ها مواجه بوده، برای خود حفظ کند. متأسفانه، بسیاری از مدیران امکان بروز مشکلات قبلی را نادیده می گیرند. اگر چنین نگرش روشنی وجود نداشته باشد، مشکلات قبلی رشد آتی سازمان را خدشه دار کرده و با وجود تعدیل نیرو، هیچ پیشرفتی در کارآیی سازمان به وجود نخواهد آمد.
- تحقیق کنید که در سازمان جدید، تکیه بیشتر بر چه مواردی است و به چه کارکنانی نیاز دارید.
- فضای روانی مناسبی برای پذیرش و بحث درباره آنچه رخ داده فراهم نمایید.
- مجدداً برای کسب و کار خود برنامه ریزی کنید.
- پس از تعدیل، درصدد حفظ و نگهداشت کارمندان بااستعداد سازمان باشید. ممکن است شرایط سازمانی آن ها را به جست وجوی موقعیت شغلی بهتری سوق دهد.
- به افراد تعدیل شده کمک کنید تا شغل جدیدی بیابند.
تفویض اختیار
هرگز کاری را که فرد دیگری می تواند بهتر از شما آن را انجام دهد خود انجام ندهید
اگر مدیر بداند که این تفویض سودمند است قدرت خود را به راحتی به دیگران واگذار میکند. تفویض اختیار موجب ایجاد انگیزه در کارکنان خواهد شد زیرا آنان احساس می کنند که باید مؤثر واقع شوند.
- در واگذاری امور به افراد تعلل نکنید.
- به افراد میدان دهید تا اثربخشی و ابتکار عمل و خلاقیت های خود را نشان دهند.
- وقتی مشکلی پیش میاید فوراً به فکر تعویض نباشید بلکه نحوه انجام کار را روشن نمائید.
- لزوماً شیوه ای که برای انجام کار از آن استفاده می کنید، بهترین شیوه نیست. اجازه دهید هر کس به روش خود کار را پیش ببرد.
- گاهی بهتر است اختیارات را با آموزش همراه کنید تا به نتیجه دلخواه خود برسید.
کار و مسئولیت هر یک از افراد رابه طور واضح مشخص کنید
مسئولیت توضیح کار بر عهده مدیر است. با بیان انتظارات خود از هر یک از افراد تفویض اختیار را به روشنی و شفاف اعلام کنید.
- هدف و اهمیت پروژه، مهلت ها و حیطه مسئولیت تفویض را تعریف کنید.
- پیشرفت کار و پیگیری آن توسط افراد را کنترل کنید.
- کارکنان را از میزان اختیارات و استقلال داخلی مطلع نمائید.
- درباره محدودیت زمانی و ضرب العجلها صحبت کنید.
- توافقی در مورد زمانهایی برای کنترل پیشرفت پروژه انجام دهید.
- به وضوح نتایج مطلوب را بیان کنید. آخر کار را در نظر بگیرید و نتایج مطلوب را مشخص کنید.
- به کارکنان اطمینان دهید که از مسئولیت آنان در دستیابی به استانداردها آگاهی دارید.
در موقع تفویض به جای جزء یا بخشی از کار تمام آن را تفویض کنید
گاهی مدیران فکر میکنند که با تفویض اختیار کامل قدرت خود را از دست می دهند بنابراین فقط بخش کوچکی از کار را تفویض می کنند.
- اختیارات عمودی و افقی بدهید.
- هر جا لازم باشد در روند محول کردن کار افرادی را برگزینید.
- کار را به افراد در پایین ترین سطح سازمان محول کنید.
- از محول کردن کار از پایین به بالا اجتناب کنید.
- برای اطمینان از نتیجه کار، گزارش بخواهید، آن را مطالعه کنید و در صورت نیاز اعمال نظر کنید.
به حد لزوم بر کار افراد نظارت کنید
در حالی که برای دریافت نتایج استاندارد تعیین می کنید اما با کنترل بیش از حد بر روی نحوه انجام کار افراد، دست و پای آنان را نبندید.
- اگر افراد در تکمیل اولین وظیفه خود سریع و کارآمد بودند نظارت خود را کاهش دهید.
- بر خطاها پافشاری و اصرار نورزید و وانمود کنید که از آن ها آگاهید و به آنان فرصت جبران بدهید.
- نوع کار سپرده شده و زمان تحویل آن را برعهده خودشان بگذارید.
- از اصل مهم تشویق غافل نشوید و تمام کسانی که برای افزایش وظایف و مسئولیت هایشان کمک کرده اند را تشویق کنید.
- پس از نتیجه کار، از همکاران خود تشکر کنید.
- لازم جلسات نقد و بررسی داشته باشید.
افراد مناسب انتخاب کنید
برگزیدن افراد مناسب برای تصدی مشاغل سازمان از قاطع ترین مراحل است و باید به آن توجه کافی شود.
- سوابق افراد را ردیابی کنید و شغل را با فرد متناسب سازید.
- صرفاً کارها را به نیروهای دم دست واگذار نکنید.
- به علایق و شیوه کار ترجیحی افراد توجه داشته باشید.
- برای محول کردن کار تجربه، دانش و مهارت اشخاص را در نظر بگیرید.
- حجم کار فعلی شخص را در نظر داشته باشید.
چگونگی تعدیل نیرو
- این هفت استراتژی نمایندگی را عملی کنید و با افزایش آن کارآیی سازمان خود را بالا تر ببرید.
- به آموزش پرسنل خود و یادگیری خودتان اهمیت دهید.
- ایجاد یک سیستم اولویت بندی سیستماتیک.
- به نقاط قوت پرسنل خود بدقت کنید.
- همیشه به دستور عملهای سازمانی خود پایبند باشید.
- از آموزش مهارت های جدید نترسید.
- اعتماد کنید، اما تأیید هر کاری را بدون بررسی انجام ندهید.
چگونه یک کار را واگذار کنیم؟ (چرا بسیاری از مدیران وظایف را تفویض نمی کنند؟)
- آنها فکر می کنند واگذاری کار فقط انتقال کار به شخص دیگری است و دستاوردی ندارد.
- آنها فکر می کنند می توانند این کار را بهتر انجام دهند.
- آنها از رها شدن و انتقال دانش عصبی می شوند یا می ترسند.
- احمال کاری برای انتقال دانش.
- دستورالعمل های مناسبی برای سازمان خود ندارند.
- منابع و آموزشی خاصی در سازمان ندارند و انتقال بسیار زمان بر و دشوار است.
- چارت یا مدل شایستگی سازمانی برای مجموعه خود ندارند.
- سیستم ارزیابی عملکرد برای شناخت دقیق فرد مورد نظر یا سیستم کانون ارزیابی وجود ندارد.
چگونه می توانید تفویض کنید و اعتماد کنید؟
- سیستم مدیریت آموزش را در شرکت یا سازمان خود ایجاد کنید.
- به فرآیند جانشنین پروری 2 ساله اهمیت دهید.
- فرد یا تیم مشخصی برای تفوض اختیار داشته باشد.
- دلایل عدم اعتماد را با همکاران خود در میاد بگزارید.
- از فرد مورد نظر پشتیبان کامل را داشته باشید.
- به فرد مورد نظر زمان مشخص دهید.
- روی نتایج فرد جانشین در انتهای ماه متمرکز شوید.
- ایجاد انگیزه و تعهد را در ادامه به فرد مورد نظر آموزش دهید.
اهمیت تفویض اختیار در چیست؟
تفویض اختیار، کارایی کار را بهبود می بخشد و به دلایلی که در ابتدا واضح نیستند، به نفع سازمان است. مطالعه ای توسط هاروارد نشان می دهد که تفویض اختیار در واقع می تواند در آمد و کارایی کلی سازمان را بهبود ببخشد. تفویض اختیار نه تنها اعضا را توانمند می کند بلکه به بهینه سازی عملکرد گروه نیز کمک می کند. تفویض اختیار تیم شما را توانمند می کند و اعتماد و انگیزه ایجاد می کند. در روش های تعدیل نیرو و اصول تعدیل نیرو، واگذاری کار بسیار مهم است. از طریق واگذاری اختیارات، زیردستان احساس اهمیت می کنند. همچنین به شکستن یکنواختی کار زیردستان کمک می کند تا آنها بتوانند خلاق تر و کارآمد تر باشند. تفویض اختیار نه تنها برای زیردستان مفید است بلکه به مدیران نیز کمک می کند تا استعدادها و مهارت های خود را توسعه دهند.
چگونه کارمندان را تفویض اختیار می کنید؟
جانشین پروری یک ابزار مدیریتی عالی است که اگر به درستی انجام شود، می تواند باعث توسعه سازمان شود. بنابراین وظایف را ابلاغ کنید. دقیقاً آنچه را که می خواهید انجام دهید و کارهایی را که انتظار دارید انجام شود، برای کارمندان خود توصیف کنید.
- زمینه را برای انجام کار فراهم کنید.
- تعیین استانداردها.
- اختیارات اعطایی را مشخص کنید.
- پشتیبانی را ارائه و مشخص کنید.
- از شرکت های متخصص این حوزه مثل شرکت توسعه مدیران مکث کمک بگیرید.
رزومه مدیران مرکز مشاوره اینجا مکث
- طرف قرار داد با بانک های سپه، صادرات، صنعت و معدن، تجارت و کشاورزی
- مشاوره استخدامی و تهیه بانک اطلاعات سلامت روان پرسنل جدیدالاستخدام شرکت فولاد کاوه جنوب کیش در بندرعباس
- تهیه و تدوین بانک اطلاعات سلامت روان پرسنل شاغل درشرکت فولاد کاوه جنوب کیش در بندرعباس
- تهیه و تدوین پرونده سلامت روان برای پرسنل جدیدالاستخدام بانک کارآفرین
- تهیه و تدوین پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی برای پرسنل شاغل بانک کارآفرین
- آسیب شناسی واحد های تابعه بانک کارآفرین
- طراحی و تدوین شرح شغل مشاغل شرکت بهین انرژی سرآمد
- تهیه پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی پرسنل شاغل در شرکت بهین انرژی سرآمد
- تطبیق ویژگی های شغل و شاغل در شرکت بهین انرژی سرآمد
- ارائه مشاوره و پیشنهادات به مدیران ارشد شرکت بهین انرژی برای افزایش و ارتقا عملکرد سازمانی
- طراحی و تدوین شرح شغل مشاغل شرکت فولاد جهان آرا اروند
- تهیه پرونده رشد و توسعه عملکرد سازمانی پرسنل شاغل در شرکت فولاد جهان آرا اروند
- تطبیق ویژگی های شغل و شاغل در شرکت فولاد جهان آرا اروند
- دبیر و سخنران «نخستین همایش جایگاه روانشناسی در ارزیابی، رشد و توسعه عملکرد سازمانی» در شهر بندرعباس
- درمان و ارتقا پرسنل شاغل در شرکت فولاد کاوه جنوب کیش در شهر بندرعباس
- انجام پروژه طرح سلامت روان پرسنل در حال استخدام بانک تجارت در سطح کشور
- پروژه پژوهشی و ارزیابی پارس جنوبی و شمالی در عسلویه (دکتر عیسایی مدیر مرکز مشاوره اینجا مکث)
- طرف قرارداد با شرکت مپنا به عنوان روانشناس و مشاور (دارای تفاهم نامه همکاری با دکتر عیسایی مرکز مشاوره اینجا مکث)
- برگزاری دوره توسعه شایستگی مدیران شرکت ملی گاز ایران
- برگزاری3 دوره های توانمند سازی ویژه پرسنل بانک سپه
- برگزاری 12 دوره تربیت درمانگر ویژه روانشناسان و مشاوران کارشناس ارشد و دکترا
- ارزیابی مدیران بانک صنعت و معدن
- برگزاری چندین سمینار شغلی و روانشناسی
- برگزاری دوره کانون ارزیابی و کانون توسعه همراه با کوچینگ ویژه دانشجویان روانشناسی و مدیریت منابع انسانی
