کانون ارزیابی و کانون توسعه مدیران فرایند بسیار پیچیده ای است که نیازمند حضور متخصصان با تجربه و ابزارهای کانون ارزیابی است. توسعه مدیران مکث با توجه به تجربه های گسترده در زمینه های مدیریت منابع انسانی، اجرای مدل 34000 منابع انسانی، کانون ارزیابی، کانون توسعه مدیران و همچنین روانشناسی صنعتی و سازمانی بهترین گزینه برای شما می باشد. امروزه، با توجه به پیچیدگی سازمان ها و شرکت ها، توسعه منابع انسانی یک مزیت رقابتی بسیار اثربخش و کاربردی تلقی میشود. این موضوع دیگر شعار نیست زیرا بسیار از نیروهای ارزشمند دیگر نیستند و در زمیسنه جانشین پروری هم کاستی های زیادی شده است.
اهمیت اجرای کانون ارزیابی
افزایش ظرفیت های یادگیری، خلاقیت و همچنین آمادگی برای مواجهه و تطابق با تغییرات محیط از طریق جذب، به کارگیری، حفظ و آموزش نیروی انسانی متعهد و شایسته به دست می آید. بررسی اهداف و برنامه های سند چشم انداز 20 ساله نشان می دهد که توسعه کشور با پیشرفت منابع انسانی و تبدیل آن به سرمایه انسانی امکان پذیر و ضروری است. پس باید به برگزاری کانون ارزیابی و کانون توسعه مدیران در شرکتها توجه بیشتری شود.
همچنین در چنین شرایطی، ایجاد نظام جانشین پروری مبتنی بر فرهنگ شایسته سالاری امری ضروری است. فرآیند کانون ارزیابی و کانون توسعه مبتنی بر یک ارزیابی شایستگی محور اجرا می شود و برای توسعه مهم ترین سرمایه هر سازمان برنامه هایی را بر اساس خروجی کانون ارزیابی ارائه می دهد.
معنی ارزیابی در کسب و کار به چه معناست؟
ارزیابی به معنای تعیین اهمیت، ارزش یا قیمت چیزی است. مانند یک مسئله ریاضی، حقایق در تجارت نیز باید با استفاده از مجموعه ای از معیارهای ثابت که منجر به پاسخ می شوند، ارزیابی شوند. برخلاف دقت ریاضیات، در تجارت ممکن است راه حلی تقریبی به دست بیاید.
با چه نوع ارزیابی های تجاری مواجه خواهید شد؟
چهار نوع ارزیابی اصلی در تجارت:
- دریافت ارزیابی استخدام
- دریافت ارزیابی عملکرد مداوم
- ارائه ارزیابی عملکرد
- یافتن یک ارزش تقریبی برای کالا یا خدمات
این اشکال ارزیابی در بین انواع مشاغل و کارفرمایان رایج است. درک فرایند ارزیابی و این که ارزیابی بر چه معیارهایی استوار است مهم است.
کیفیت برگزاری و دستور العمل کانون ارزیابی ارتباط مستقیمی با کیفیت برند و اعتبار کارفرمایی سازمان ها و شرکت ها دارد. به همین جهت علاوه بر تسلط و دقت ارزیابان در سنجش مدل شایستگی و استفاده از ابزارها، توجه به برقراری ارتباط موثر با ارزیاب شوندگان نیز بسیار حائز اهمیت است. یکی از عوامل موثر بر برند کارفرما اجرای یک مصاحبه باکیفیت بر مبنای توانایی برقراری ارتباط موثر و محتوای استاندارد و بدون سوگیری است. مدل شایستگی و انواع شایستگی ها در کانون ارزیابی در جهت تامین محتوای استاندارد و ارزیابی بدون سوگیری تدوین شده است. اما اجرای آن و همچنین برقراری ارتباط موثر و تعاملی بر عهده ارزیابان است.
رعایت نکات ذیل در ایجاد فضای مناسب و برقراری ارتباط موثر در طی فرآیندهای کانون ارزیابی تاثیرگذار است:
- امکانات و شرایط محیطی (شرایط گرمایشی، سرمایشی، نور و صدا) به گونه ای باشد که آسایش و آرامش روانی افراد را فراهم کند.
- در شروع فرآیندهای کانون، ارزیابان خودشان و سازمان را معرفی کنند.
- ارزیابان فرآیندهای ارزیابی و چگونگی انجام آن ها را توضیح دهند: آزمون های مدرن، سوالات، تمرین، فعالیت گروهی و بازی.
- پیش از شروع هر مرحله، اطمینان حاصل شود که ارزیابی شوندگان به طور کامل متوجه روند ارزیابی شده اند.
- ارزیابان در طی اجرای مراحل مختلف باید مشاهده هدفمند و شنیدن فعال داشته باشند تا بتوانند ارتباط موثری را با افراد قرار کنند.
- ارزیابان باید سعی کنند سوالات و تمرینات را شفاف و کامل توضیح دهند تا افراد با استرس کمتر و تسلط بیشتری به آن ها پاسخ دهد.
- آن ها باید رفتارهای مشاهده شده را به دقت طبقه بندی کرده و عیناً در فرم های استاندارد شده ثبت کنند.
- ارزیابان در کانون ارزیابی باید سعی کنند درگیر خطاهای شناختی مانند خطای تشابه، تعمیم و حتی پیش فرض های ذهنی نشوند و بدون سوگیری و تنها با استناد بر مشاهدات و شنیده های ثبت شده عمل کنند.
- در پایان کانون، حتماً زمانی برای پاسخگویی به سوالات ارزیابی شوندگان اختصاص داده شود.
تمرین های کانون ارزیابی
بسیار مهم است سازمانها بر مبنای مدل های شایستگی تدوین شده به ارزیابی کارکنان فعلی سازمان و متقاضیان استخدام بپردازند. ارزیابان در تیم ارزیابی با استفاده از ابزارهای قابل اندازه گیری، متنوع و بومی شده با تمرین های پیوسته می کوشند وضعیت موجود کارکنان و متقاضیان کار را ارزیابی کرده و نتایج قابل استناد و معتبری را برای فرآیندهای بعدی سازمان از جمله کانون توسعه و کانون ارزیابی فراهم آورند.
بدلیل عدم تمرینهای منظم در کانون ارزیابی و استخدام توسط ارزیابگران مشکلات متنوعی ایجاد شده است. مثلا در سازمان های امروزی استخدامهای نادرست و فرایندهای ترک کار و اخراج یکی از مهم ترین چالش های واحد مدیریت منابع انسانی است. استخدامهای نادرست مبتنی بر ارزیابیهای نامعتبر و نادقیق است که هزینه های فراوانی را بر سازمان تحمیل میکند. به همین دلیل سازمان ها سعی دارند با اجرای کانون ارزیابی و کانون توسعه به یک تحلیل و ارزیابی جامع، عمیق و معتبر دست یابند. موفقیت کانونهای ارزیابی به مدل شایستگی کارآمد بومی، ارزیابان حرفه ای و باتجربه و ابزارهای متنوع و معتبر وابسته است.
مدل شایستگی کارآمد و بومی
تدوین یک مدل شایستگی کارآمد و بومی مستلزم بررسی عمیق چشم اندازها، اهداف بلندمدت و استراتژی های سازمان و همچنین بررسی موقعیت سازمان های رقیب و سازمان های مشابه موفق است. مدل های شایستگی کارآمد و بومی شامل مدل های ذهنی، مهارت های تحلیل و تفکر، مهارت های ارتباط موثر، قابلیت تعامل و کار تیمی، مشتری مداری درون سازمانی و برون سازمانی، مسئولیت پذیری و نتیجه گرایی، خودمدیریتی، اخلاق حرفه ای و خلاقیت و توانایی حل مسئله است.
تیم ارزیابی حرفه ای
موفقیت تیم ارزیابی نیازمند تنوع تخصص ارزیابان، رعایت اخلاق حرفه ای و اجتناب از سوگیری و همچنین تجارب ارزیابان در ارزیابی است. ارزیابان باتجربه از مهارت های موثری نظیر مشاهده هدفمند، شنیدن فعال، برقراری ارتباط موثر، توجه به جزئیات و تحلیل چندبعدی برخوردارند.
ابزارهای متنوع و معتبر
ابزارهای کانون ارزیابی باید بتوانند با شاخص های دقیق رفتار یا مهارت مورد نظر را اندازه گیری کنند. تنوع ابزارها این امکان را فراهم می کند که ارزیابان تنها به بررسی مهارت های خاص و شبیه به هم اکتفا نکنند. اعتبار و دقت ابزارها باعث می شود دقیقا مهارت و یا رفتار مورد نظر را بسنجند.
روش های نوین جذب نیروی انسانی
با توجه به اهمیت جذب، انتصاب و ارتقاء اثربخش منابع انسانی، این پرسش اساسی طرح می شود که کانون ارزیابی و توسعه برای افزایش اعتبار پیش بینی ها، راهکارها و برنامه های توسعه کانون به چه عواملی نیاز دارد. توسعه مدیران مکث روشهای نوینی را در جذب نیروی انسانی با آزمونهای جدید ایجاد کرده است. با توجه به تجربه های گسترده در زمینه های مدیریت منابع انسانی، کانون ارزیابی و کانون توسعه مدیران و همچنین روانشناسی صنعتی و سازمانی بهترین گزینه برای شما می باشد.
آیا صرف گذر از ارزشیابی های سنتی متمرکز بر مدرک تحصیلی و روی آوردن به کانون های ارزیابی مدرن با ارکان پنج گانه مدل شایستگی، ارزیابان، ارزیابی شوندگان، ابزار و گزارش بازخورد می توان منابع انسانی مستعد را شناسایی کند. یا برای توسعه و پیشرفت سرمایه انسانی سازمان ها برنامه ریزی کرد؟
کانون ارزیابی شایستگی
1. فرهنگ پذیرش سازمان
الزامات و زیرساخت های سازمانی
ارتقاء اثربخشی کانون ارزیابی و کانون توسعه نیازمند الزامات و زیرساخت های سازمانی متعددی است تا فرهنگ لازم برای به رسمیت شناختن و مشروعیت کانون ارزیابی شکل بگیرد. آمادگی و بلوغ سازمانی برای درک ضرورت و اهمیت اجرای کانون ارزیابی و توسعه یک امر ضروری است. لزوم پیاده سازی نتایج ارزیابی و برنامه توسعه باید برای سازمان، مدیریت منابع انسانی و تمام کارکنان محرز باشد.
فرهنگ شایسته سالاری
برقراری سیستم جانشین پروری مبتنی بر شایسته سالاری سبب ترویج فرهنگ پذیرش سازمانی و اعتماد منابع انسانی به سازمان و فرآیند کانون ارزیابی و توسعه خواهد شد. این باور که انتخاب شایستگیها، تدوین مدل شایستگی، شیوه ارزیابی ارزیابان، امتیازدهی و خروجی کانون بر مبنای عملکرد واقعی افراد و عادلانه است. شایسته سالاری از مهمترین الزامات و زیرساخت های لازم برای اثربخشی کانون ارزیابی است. ارزیابی بی طرفانه کانون سبب افزایش مشارکت شرکت کنندگان در فعالیت ها و تمرین ها در فرآیند کانون توسعه خواهد شد.
یادگیری سازمانی
اجرای فرآیند کانون ارزیابی و توسعه تنها به ارائه گزارش بازخورد فردی و سازمانی محدود نمیشود. بلکه مانند هر فرآیند سازمانی دیگری و بنا بر ماهیتش باید به سایر فرآیند های سازمانی متصل شود تا بتواتند بهره وری و کارایی آن را افزایش دهد. پیاده سازی برنامه توسعه فردی (IDP)، انتقال یادگیری، تغییر رفتار و ارتقاء عملکرد به حمایت مدیران ارشد و مشارکت فعال کارکنان نیاز دارد و تنها در سازمانی با فرهنگ یادگیری سازمانی محقق خواهد شد.
2. فرآیند آماده سازی کانون ارزیابی
استخراج و تعیین شایستگی های مورد نیاز سازمان
فرایند کانون ارزیابی و توسعه باید بر مبنای رویکرد سازمان نسبت به اجرای کانون ارزیابی، اهداف و نتایج مورد نظرش طراحی و اجرا شود. ارزیابان باید چشم انداز، ماموریت و استراتژی سازمان را شناسایی و مطالعه کنند و بر اساس آن شایستگی های مورد نیاز سازمان را تعیین کرده و طراحی مدل شایستگی را آغاز کنند.
طراحی مدل شایستگی
برای طراحی مدل شایستگی تحلیل شرح شغل های مورد نظر سازمان با رویکرد شایستگی محوری، تحلیل نظرات و انتقادات متصدیان مشاغل، ضرروی است. پیشنهادات مدیران ارشد و مدیر منابع انسانی و همچنین بررسی نیازهای ذی نفعان برون سازمانی برای دست یافتن به مجموعه ای از شایستگی های مورد نیاز سازمان هم واجب است.
مشاغلی که به دانش، مهارت، نگرش و توانمندی های متفاوتی نیاز دارند، نباید براساس مدل شایستگی عمومی و یکسانی سنجیده شوند. سنجش پایایی و روایی شایستگی ها پیش از انتخاب آن ها ضرورت دارد. برای حفظ هماهنگی مدل شایستگی باید اولویت بندی شایستگی ها متناسب با اهداف و استراتژی سازمان، اقتضائات هر شغل و هماهنگ با سایر شایستگی ها صورت گیرد.
تبدیل شایستگی ها به مصادیق رفتاری
ورودی و خروجی کانون ارزیابی باید قابل سنجش و اندازه گیری باشد. ارزیابان باید شایستگیها را به شاخص های رفتاری تبدیل کنند. در این مرحله، داشتن رویکرد مشابه و تعریف یکسان از شایستگیها و درک عمیق ارزیابان از مدل شایستگی ضروری است. شاخص های رفتاری باید قابل یادگیری و توسعه باشند و موجب بروز شایستگی در فرآیند کانون شوند.
طراحی ابزار، فعالیت ها و تمرین ها
ابزارهای مورد استفاده در کانون ارزیابی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. طراحی ابزار، فعالیت ها و تمرین ها بر مبنای شایستگی ها و مصادیق رفتاری آن ها انجام می شود. دسترسی به ابزارهای متنوع و متناسب با فرهنگ سازمانی ایران یک مزیت رقابتی برای کانون های ارزیابی و کانون توسعه محسوب میشود. استفاده از ابزار بومی شده در کانون ارزیابی و کانون توسعه در موسسه توسعه مدیران مکث باعث درک بیشتر مشارکت کنندگان از فعالیت ها و تمرین ها و افزایش مشارکت آن ها میشود. هرچه درک افراد از فرآیند کانون و مشارکت آن ها بیشتر شود احتمال بروز شایستگی های مورد نظر بیشتر شده و اعتبار پیش بینی ارزیابی افزایش مییابد.
انتخاب ارزیابان
اجرای اثربخش فرآیند برگزاری کانون ارزیابی و توسعه نیازمند مشاوران، مجریان و ارزیابان حرفه ای و باتجربه است. میزان توانمندی در مهارت هایی نظیر تجزیه و تحلیل، شنیدن فعال، مشاهده هدفمند، ثبت دقیق و توجه به جزئیات ارزیابان را از یکدیگر متمایز می سازد.
ارزیابان حرفه ای خصیصه های شخصیتی و رفتاری ویژه ای دارند. تسلط بر فنون مذاکره، توانایی در برقراری ارتباط موثر و تسلط کلامی سبب ارتقاء عملکرد ارزیابان می شود. در طی فرآیند کانون ارزیابی و کانون توسعه، ارزیابان باید براساس یک سیستم امتیازبندی عادلانه با یکدیگر بحث و گفتگو کنند و با رعایت اصول اخلاق حرفه ای به توافق جمعی دست یابند.
انتخاب ارزیابان درون سازمانی یا برون سازمانی
در طی فرآیند آماده سازی کانون ارزیابی، این پرسش طرح می شود که برای ارتقاء اثربخشی کانون ارزیابی و توسعه بهتر است ارزیابان از درون سازمان انتخاب شوند یا از بیرون؟
ارزیابان درون سازمانی نسبت به ارزیابان برون سازمانی شناخت جامع و بهتری از چشم انداز، ماموریت و استراتژی سازمان دارند. این میزان آگاهی فرآیند نیازسنجی سازمان و تدوین مدل شایستگی را تسهیل میبخشد. شناخت سازمان نمی تواند تنها و مهم ترین معیار انتخاب ارزیابان باشد، اما تربیت ارزیابان درون سازمانی به عنوان استراتژی مدیریت منابع انسانی سازمانها برای ارتقاء اثربخشی کانون ارزیابی و توسعه پیشنهاد می شود.
3. فرایند برنامه ریزی اجرای کانون ارزیابی مدیران
تعیین معیارهای ورود به کانون ارزیابی
فرایند برنامه ریزی کانون ارزیابی مدیران شاید چالشی ترین قسمت کار باشد. تعیین معیارهای شفاف برای انتخاب شرکت کنندگان و ورود آن ها به کانون ارزیابی باید براساس رویکرد سازمان نسبت به اجرای کانون ارزیابی، اهداف و اقتضائات شغلی مورد نیازش صورت گیرد تا از صرف هزینه های بی نتیجه اجتناب شود.
برگزاری جلسه توجیهی warm up
افراد منتخب در جلسه توجیهی warm up بافرآیند اجرای کانون، اهداف و مدل شایستگی آشنا میشوند. ارزیابان و شرکت کنندگان به یکدیگر معرفی میشوند. همچنین ارزیابان توضیح مختصری درباره ابزارها، تمرینات و فعالیت ها ارائه میدهند. آشنایی با کانون و توضیح و تشریح فرآیند آن سبب اعتماد ارزیابی شوندگان به ارزیابان، کانون ارزیابی و سازمان میشود. همچنین پیش از آن سوالات کانون ارزیابی شایستگی بررسی مجدد می شود.
4. فرآیند اجرای برنامه های کانون ارزیابی
اجرای اثربخش فرآیند کانون ارزیابی و توسعه نیازمند تحلیل و ارزیابی رفتارمحور و بی طرفانه ارزیابان است. در طی اجرای فعالیت ها، تمرین ها، بازی ها و انجام مصاحبه های فردی و آزمون های مختلف، ارزیابان بدون سوگیری به مشاهده و ثبت دقیق می پردازند.
ارزیابان در تعیین کیفیت فضا و جو حاکم بر محیط کانون ارزیابی نقش فراوانی دارند. مشارکت و تعامل شرکت کنندگان در اجرای فرآیند کانون ارزیابی از اهمیت بسیاری برخوردار است. روش های مشاهده و ثبت ارزیابان و شیوه تعامل و ارتباط آن ها با ارزیابی شوندگان بر میزان و کیفیت مشارکت و فعالیت آن ها تاثیرگذار است.
5. نتایج کانون ارزیابی
جلسه جمع بندی (wash up)
نتایج کانون ارزیابی و توسعه در جلسه (wash up) جمع بندی می شود. ارزیابان در این جلسه با استناد به مصادیق رفتاری به تحلیل عملکرد واقعی شرکت کنندگان میپردازد. در جلسه جمع بندی، ارزیابان باید بتوانند ضمن تحلیل رفتارهای مشاهده شده و بسط آن ها به شایستگی ها و عملکرد شغل های مورد نظر سازمان یک ارزیابی بی طرفانه و هدفمند انجام دهند.
ارزیابان در طی جلسه جمع بندی، امتیازهای شرکت کنندگان را بررسی میکنند و بر سر ابهامات و اختلاف نظرها با یکدیگر بحث و گفت وگو میکنند تا به یک توافق جمعی دست یابند. درک یکسان و عمیق ارزیابان از شایستگی ها از الزامات و زیرساخت های یک جلسه (wash up) موفق و اثربخش است.
گزارش بازخورد فردی و سازمانی
عدم استفاده از شهود و قضاوت شخصی در تدوین و تنظیم گزارش های بازخورد فردی و سازمانی امری ضروری است. فرآیند کانون ارزیابی و کانون توسعه به استعدادیابی شرکت کنندگان محدود نمیشود. بلکه ارائه برنامه توسعه فردی با رویکرد استعدادیابی، جانشین پروی و آینده نگری یکی از مهم ترین نتایج کانون است.
ارزیابان در گزارش بازخورد به افراد و سازمان پیش بینی می کنند که هر یک از شرکت کنندگان کانون ارزیابی با توجه به نقاط قوت و ضعف خود به چه آموزش هایی نیاز دارند تا کارایی و بهره وری آن ها افزایش یابد. در گزارش بازخورد، مشخص میشود که آیا افراد با توجه به سطح دانش، توانمندی و مهارت هایشان برای شغل کنونی شان در سازمان مناسب هستند و دیگر اینکه در کدام یک از مشاغل افقی و عمودی سازمان می توانند اثربخش واقع شوند.
تسهیل یادگیری سازمانی
حمایت، پیگیری و اجرای برنامه توسعه فردی وظیفه فرد و سازمان است. مدیر منابع انسانی با پیاده سازی برنامه های آموزشی ضمن خدمت فرصت یادگیری منابع انسانی سازمان را فراهم می کند. شکل گیری و تسهیل فرآیند یادگیری سازمان از مهم ترین نتایج کانون ارزیابی و توسعه است که مبتنی بر پیش بینی مسیر شغلی منابع انسانی سازمان و ارائه برنامه توسعه انجام میشود.
6. ارزیابی اثربخشی کانون ارزیابی
لزوم ارزیابی اثربخشی کانون ارزیابی و توسعه
لزوم ارزیابی اثربخشی کانون ارزیابی و توسعه در سازمان ها بیش از پیش احساس می شود. با وجود رشد کانون های ارزیابی در سطح کشور فرآیند استعدایابی، جذب و توسعه منابع انسانی همچنان چالش برانگیز است. اغلب سازمانها بعد از تجربه تقبل هزینه های سرسام آور نگهداری و اخراج نیروهای انسانی ناکارآمد، تصمیم می گیرند با اجرای فرآیند کانون ارزیابی بهره وری و کارایی سازمان را افزایش دهند. اجرای فرآیند کانون و ارزیابی و توسعه نیز با صرف هزینه و انرژی بسیاری همراه است و ارزیابی اثربخشی آن ضرورت دارد.
طراحی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد شایستگی محور
برای ارزیابی اعتبار و پایایی نتایج کانون ارزیابی و توسعه نیاز به طراحی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد شایستگی محور از سوی مدیریت منابع انسانی است. این سیستم ارزیابی کار خود را از لحظهای شروع می کند که سازمان تصمیم میگیرد فرآیند کانون ارزیابی و توسعه را اجرا کند و تا زمانی که فرایند یادگیری سازمانی سبب انتقال یادگیری، تغییر رفتار و عملکرد شود، ادامه خواهد داشت.
در خروجی کانون ارزیابی دو طیف از منابع انسانی مشخص می شوند. کارکنانی که قابلیت ارتقاء دارند و کارکنانی که می توان بر روی آن ها سرمایه گذاری کرد. هر کدام از این دو گروه به برنامه توسعه فردی و سیاست گذاری سازمانی متفاوتی نیاز دارند که طراحی و اجرای آن مبتنی بر مهارت و تجربه است. پایبندی به نتایج کانون و اجرای برنامه توسعه فردی علاوه بر بهبود مستمر سازمان سبب بهبود عملکرد کانون ارزیابی و توسعه نیز خواهد شد.
