شناسنامه شغلی چیست و چه فوایدی دارد؟

شناسنامه چیست؟ ما با شنیدن نام شناسنامه به یاد هویت می افتیم. هویت شخص، نام او، محل تولدش، سن و سایر مواردی از این دست. گویا هر چیزی که در حال رشد میباشد نیازمند داشتن شناسنامه است. شغل و صلاحیت حرفه ای نیز بی نیاز از شناسنامه نیستند. از این رو بحث شناسنامه شغلی یا Job description یکی از مهم ترین و جالب توجه ترین مباحثی است که در دنیای کسب و کار مطرح میشود. بدین سبب اگر صلاحیت حرفه ای مشاغل برایتان اهمیت دارد بایستی به دنبال شناسنامه شغلی باشید. اگر مایلید که بدانید شناسنامه شغلی چیست و چه کاربردهایی دارد تا انتهای این مقاله را دنبال بفرمایید.

نحوه تکمیل شناسنامه شغلی

قبلاً فرزندان شغل پدرانشان را به ارث می بردند و این پدر بود که چارچوب شغل مورد نظر و موارد لازم جهت پیشرفت در شغل مورد نظر را برای فرزندش یادآوری میکرد. اما امروزه ماهیت مشاغل و عوامل موثر بر پیشرفت در مشاغل تا حد بسیار زیادی تغییر کرده اند. امروزه افراد به دنبال علایق و استعدادشان رفته و الزامی نیست تا هر کسی شغل پدرش را دنبال کند. شناسنامه شغلی، حرفه ها را تعریف و ابعاد و چهارچوب مربوط به آنها را معین می کند.

در یک تعریف حرفه ای این شناسنامه مانند یک جهت نما تعریف می شود. این جهت نما قادر است تا جهت درست را تعیین کرده و میتواند به افراد بگوید که برای پیشرفت در یک شغل از کدام مسیر و در کدامین جهت بایستی حرکت کنند. به طور خلاصه با بهره بردن از این شناسنامه میتوان مشاغل را شناخت و تا حد زیادی از صلاحیت های حرفه ای مورد نیاز مشاغل مطلع شد.

در شناسنامه شغلی چه مواردی ذکر می شوند؟

این شناسنامه یک سند کتبی می باشد. طبعاً در این سند مواردی که اهمیت خاصی دارند ذکر گشته اند. مواردی که در سند شغلی آمده اند شامل وظایف، تکالیف و مسئولیت ها میباشند. در این سند علاوه بر وظایف کلی، تکالیفی که بایستی اجرا شوند، مسئولیت های یک پوزیشن شغلی و قابلیت های لازم برای تصدی یک شغل نیز ذکر گشته است و اینچنین شناسنامه شغلی محصول آنالیز و تحلیل دقیق اطلاعات شغلی میباشد.

تحلیل اطلاعات شغلی چیست؟

تحلیل شغل یک فرایند است که در آن شغل مورد نظر جهت تعیین عنوان و مفاد ارائه گشته و با توجه به مسئولیت هایی که در آن تعریف شده و مهارت های لازمی که برای احراز آن اهمیت دارند مورد تحلیل و بررسی یا اصطلاحاً آنالیز قرار می گیرد. در واقع در این فرایند یک شاکله یا قاعده ای شکل میگیرد که می توان به آن استناد کرد و بر اساس آن شرح وظایف داد.

پیشنهاد می کنیم انجام دهید: تست موفقیت شغلی

تحلیل مشاغل در گذشته به شیوه دستی انجام می شد. اما امروزه روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد و هدف از آنالیز مشاغل همیشه یک چیز است. کمک به ایجاد مداری واضح برای مشاغل به هدف پیشبرد حرفه مورد نظر، جستجو برای کشف استعداد های برتر در حوزه های تخصصی و رشد و پرورش استعداد ها و نگهداری از آن ها از جمله مهم ترین دلایل و اهداف آنالیز مشاغل به حساب می آیند.

تدوین شناسنامه شغلی چه فوایدی دارد؟

به طور کلی شناسنامه شغلی در پاسخ به دلایل تولد یک شغل بوجود می آید. این شناسنامه به طور واضح باید پاسخگوی بعضی از سوالات و مسائلی که مطرح میشوند باشد. در ادامه به توضیح بعضی از دلایلی که به سبب آن شناسنامه شغلی ایجاد می شود خواهیم پرداخت.

وظایف کارمندان

این شناسنامه باید بتواند به طور دقیق ابعاد شغل را معلوم کرده و برای موقعیت های مختلف تعداد کارمندان را مشخص کند و همزمان باید تعریف دقیقی از وظایف آن ها در محیط کار را ارائه نماید. به واسطه این شناسنامه ما می توانیم بدانیم که موقعیت مورد نظر چگونه موقعیتی است و تکالیف کارمندان در این موقعیت چه هستند.

ارزیابی شغل

شغل مورد نظر در این سند کتبی به دقت تعریف شده و افراد علاقه مند به دریافت پوزیشن تعریف شده، میتوانند ارزیابی دقیقی از حدود و ثغور شغل داشته و همچنین می توانند افق دید گسترده ای از موقعیت مربوطه را برای خودشان متصور شوند. این سند جزییات لازم را در اختیار علاقه مندان میگذارد.

مصاحبه شغلی

این سند به قاعده مند کردن سوالاتی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی پرسیده شوند کمک میکند. مواردی که در مصاحبه در نظر گرفته میشود شامل؛ فرهنگ سازمانی، مدیریت منابع انسانی و روانشناسی صنعتی و سازمانی است.

تعیین نقش ها

این سند به افرادی که می خواهند کارمند سازمانی شوند کمک می کند تا نقش و جایگاه خودشان در یک ساختار سازمانی را تشخیص دهند. آنها با مراجعه به شناسنامه حرفه مورد نظر میتوانند تمام سوالاتی که ممکن است در ارتباط با حوزه مورد نظر برایشان پیش بیاید را جواب دهند.

قرارداد شغلی

این سند اطلاعات لازم را در اختیار افراد گذاشته و به آنها کمک میکند تا بتوانند در هنگام نوشتن قراردادها از این اطلاعات استفاده کنند.

لزوم تدوین شناسنامه شغلی، اهداف

اهداف

شناسنامه شغلی، باید بتواند افراد را در ارتباط با اطلاع از اهداف کوتاه مدت و اهداف بلند مدت یاری برساند. دانستن اهداف به افراد کمک می کند تا بتوانند با مقاصد سازمان همسو شده و در راستای رسیدن به این اهداف تلاش کنند.

عملکرد کارکنان

این سند با اطلاعات جامع و مفیدی که در اختیار قرار می دهد باید بتواند به ارزیابی عملکرد کارمندان نیز کمک موثری نماید. لذا افراد بالا دست با توجه به تکالیفی که در این شناسنامه ذکر شده اند میتوانند عملکرد کارمندان را مورد دقت قرار داده و به راحتی آن را ارزیابی و برآورد کنند.

جانشین

به واسطه اطلاعات مفیدی که این سند می تواند در اختیار علاقه مندان بگذارد، سازمان ها میتوانند از آن به منظور شناسایی و انتخاب افراد جایگزین استفاده نمایند. شناسنامه شغلی می تواند در مبحث جا به جایی کارکنان کمکی مفید و موثر را به صاحبان مشاغل ارائه نماید.

توسعه فردی

این شناسنامه با در اختیار داشتن اطلاعات سازمان، به رشد و توسعه برنامه های آموزشی درون سازمانی کمک میکند. رشد و توسعه چنین برنامه هایی در نهایت به رشد و توسعه کارمندان و توسعه افراد منجر خواهد شد. در نظر داشته باشید روزی همین کارمندان مدیر خواهند شد پس در آینده اطلاعات شناسنامه شغلی میتواند، در زمینه اجرای فرآیند کانون توسعه مدیران و جانشین پروری مدیران کمک بسیار زیادی به سازمان شما بکند.

لزوم بروز رسانی و اصلاح شناسنامه شغلی برای سازمانها

یکی از مهم ترین وظایف بخش مدیریت منابع انسانی سازمان ها، مدیریت استعداد ها و مدیریت نیروی انسانی است. یکی از مهم ترین اهدافی که شناسنامه های شغلی به واسطه آن بوجود می آیند نیز همین است. از این رو به روز شدن و آپدیت بودن این شناسنامه ها مهم است. لذا لازم و حائز اهمیت است که این شناسنامه های شغلی به طور ادواری و مستمر مورد بازبینی قرار بگیرند و رشد و توسعه پیدا کنند.

در سراسر دنیا سازمان ها و موسسات فراوانی وجود دارند که با دریافت هزینه و به واسطه انجام بعضی از آزمون ها اقدام به ایجاد صلاحیت شغلی می کنند. بعضی از این اسناد اعتبار بسیار بالایی داشته و مطابق با استانداردهای جهانی هستند و می توان از آن ها برای ارائه به خارج از کشور اقدام کرد. این سند صلاحیت، امتیاز بسیار بالایی داشته و به شما کمک میکند تا بتوانید موقعیت ها و پوزیشن های مختلفی را از آن خود نمایید.

شناسنامه شغلی، تعیین صلاحیت های لازم به منظور گرفتن مشاغل

شما میتوانید بر اساس شناسنامه شغلی که از کسب و کارتان ارائه می دهید این صلاحیت شغلی را دریافت کنید. شما می توانید این اسناد معتبر را در هنگام استخدام در مراکز معتبر ارائه کرده و به واسطه آن موقعیتی که مطلوبتان هست را از آن خود کنید. ناگفته پیداست که شما می توانید به واسطه ارائه صلاحیت شغلی یا شناسنامه شغلی، خودتان را یک فرد حرفه ای و با صلاحیت جلوه دهید و برای مهاجرت از این سند استفاده کرده و به منظور دریافت ویزای شغلی اقدام نمایید.

جمع بندی نهایی اینکه شناسنامه شغلی نوعی ابزار احراز هویت می باشد. به واسطه آن شما می توانید خودتان و شغلتان را معرفی کرده و از مزایای آن بهره ببرید.

شناسنامه شغلی برای سازمان ها بیشترین کارکرد را دارد. تعیین وظایف کارمندان، ارزیابی شغل، آمادگی به منظور انجام مصاحبه شغلی، تعیین نقش ها و پوزیشن ها در یک سازمان، کمک به ثبت قراردادهای شغلی، تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، امتیازدهی به عملکرد کارکنان، انتخاب جایگزین و توسعه فردی از جمله مواردی هستند که اجرای آن ها به واسطه ثبت شناسنامه شغلی راحت تر میسر خواهد شد.

در یک کلام این سند مانند یک قطب نما عمل خواهد کرد. شناسنامه شغلی موارد و چهارچوب ها را محرز کرده و به سازمان ها و افراد شاغل نقشه راه و نکات مثبت و نقاط ضعف را نشان می دهد و در نهایت به آن ها کمک می کند تا موقعیت خود را شناخته و برای همگام شدن با اهداف کوتاه مدت و اهداف بلند مدت خودشان را سازگار نمایند و همراه و همگام با سایرین در مسیر پیشرفت، گام بردارند.