جذب نیرو و استخدام افراد مناسب و شایسته کمک میکند تا استراتژی های سازمان به خوبی اجرا شده و اهداف سازمان به خوبی تحقق یابند. استخدام از استراتژی سازمان اثر می پذیرد و بر آن اثر می گذارد. امروزه بسیاری از مدیران کسب و کار با چالشی اساسی در حوزه منابع انسانی روبه رو شده اند، چرا که هیچ راهبرد مشخص و مدونی برای جذب نیرو واستخدام افراد مناسب و مستعد ندارند.
یک شرح شغل دقیق و کامل تهیه کنید (روش استخدام نیروی کارآمد)
روش استخدام نیروی کارآمد، در اولین گام مطمئن شوید که برای هر کدام از موقعیت های شغلی مورد نظرتان، شرح و تعریف موثری در اختیار دارید. تعداد بسیار زیادی از شرکت های کوچک و بزرگ در تهیه و بهنگام سازی شرح شغل ناتوان هستند. با شرح شغل، پایه و اساس هر فعالیت را به روشنی بیان کنید.
- پیش از هر کاری می توانید برای جذب و استخدام نیروی کارآمد از موسسه توسعه مدیران مکث کمک بگیرید.
- درباره نقشی که افراد بدان گماشته خواهند شد به دقت و به طور حساب شده فکر کنید.
- جهت جذب نیرو مجموعه مهارت های مورد نیاز هر شغل را مشخص کنید.
- ویژگی های شخصی با اهمیت را برای انجام موفقیت آمیز وظایف روشن نمایید.
- هر تجربه مرتبطی که یک متقاضی استخدام را از دیگر متقاضیان متمایز می سازد را عنوان کنید.
- برای ارزیابی مواردی که در شرح شغل به آن رسیده اید ابزار و مسیر مشخصی در نظر بگیرید.
برای جذب نیرو و استخدام افراد مناسب یک برنامه مسیر ترقی تدوین کنید
در جذب و استخدام افراد مناسب و روش استخدام نیروی کارآمد به این موضوعات دقت کنید. علاوه بر تهیه شرح شغل، تهیه یک برنامه «مسیر ترقی» شغلی برای کارمندان کلیدی سازمان که در موفقیت برنامه کسب و کار شما نقش حیاتی دارند، از اهمیت خاصی برخوردار است.
- برنامه مسیر ترقی را برای هریک از موقعیت های شغلی تهیه کنید.
- رهبران تیم، مدیران بخش و فروشندگان را جزو این گروه از افراد قرار دهید.
- از این اطلاعات در انتخاب دقیق تر فروشندگان یا کارمندان بخش مورد نظر کمک بگیرید.
- برای تمام اعضای این گروه شرح دهید که مهارت و ویژگی های مشترک در فروشندگان گروه ارشد را شناسایی کرده و آن را سرمشق خود قرار دهند.
- برنامه تهیه شده را به کار بگیرید.
افراد را از قبل بررسی کنید
مهم ترین دلیل برای بررسی اولیه افراد هنگام استخدام کارمند، صرفه جویی در وقت کمیته مصاحبه و انتخاب است. در حالی که یک نامز ممکن است روی کاغد خوب به نظر برسد، یک مصاحبه پیش از غربالگری به شما می گوید که آیا رزومه آن ها واقعا برای شغل شما مناسب است یا خیر. علاوه بر این، در یک مصاحبه می توانید تعیین کنید که آیا انتظارات حقوق آن ها با شغل شما مطابقت دارد یا خیر. یک مصاحبه کننده تلفنی ماهر همچنینشواهدی در مورد اینکه آیا فرد ممکن است با انتظارات شما مطابقت داشته باشد یا خیر به دست می آورد.
آگهی خود را پیش نویس کنید
هرچند برخی کارجویان چنین الزاماتی را نادیده گرفته و بدون ملاحظه، به آگهی شما پاسخ می دهند، اما درج این اطلاعات در محدود کردن تعداد متقاضیان فاقد شرایط کمک خواهد کرد.
- موقعیت شغلی و صلاحیت های لازم را شرح دهید.
- در رسانه ای آگهی جدب نیرو دهید که احتمال دیده شدن آن توسط کارجویان بالقوه، بیشتر باشد.
- از موسسات و سایت های کاریابی اینترنتی برای درج فرصت های شغلی خود استفاده کنید.
- نشریات تخصصی و روزنامه های محلی را نادیده نگیرید.
رزومه های دریافتی را بررسی کرده و داوطلبان برتر را شناسایی کنید
به مجردی که آگهی خود را منتشر کنید، دریافت رزومه ها نیز آغاز خواهد شد. حتی گاهی بیش از آنچه که پیش بینی کرده اید. این امر شما را در جداسازی سریع رزومه ها و شناسایی داوطلبان برتر کمک می کند.
- در میان افراد به دنبال تجربیات، تحصیلات و مهارت های لازم باشید.
- یک سری سوال غربالی مناسب مصاحبه تلفنی و جذب نیرو تهیه کنید.
- فهرستی از سوالات مناسب که می توانید از طریق تلفن مطرح کنید، داشته باشید.
- داوطلبان استخدام را از طریق مصاحبه تلفنی، مجدد غربال کنید.
- وقتی تعداد رزومه ها را به تعداد معدودی از داوطلبان بالقوه محدود کردید، به داوطلبان تلفن کنید.
- با استفاده از سوالات غربالی تعداد شرکت کنندگان را باز هم محدودتر کنید.
داوطلبان مناسب را برای ارزیابی نهایی انتخاب کنید
بر مبنای پاسخ های به دست آمده در مصاحبه تلفنی، داوطلبانی را که احساس می کنید برای گام بعدی این فرآیند، یعنی ارزیابی نهایی، مناسب هستند انتخاب کنید.
- داوطلبان بالقوه خود را از نظر مهارت و ویژگی ها به وسیله روش های اثبات شده، ارزیابی کنید.
- به کمک رزومه و مصاحبه تلفنی مطالب مهم را درباره کارجویان بدست آورید.
- برای سنجش دقیق ویژگی های رفتاری داوطلبان، از ابزار و روش ارزیابی قابل اعتمادی استفاده کنید.
- برای جذب نیرو برنامه مصاحبه داوطلبان را زمان بندی و برگزار کنید.
- جهت برخورداری از یک مصاحبه سازمان یافته و مقایسه داوطلبان بر اساس روندی منطقی، مجموعه منسجمی از ۱۰ تا ۱۲ پرسش را مورد استفاده قرار دهید.
پیشنهاد خود را به داوطلب استخدام ارائه دهید
اطلاعاتی که شما در جریان مصاحبه جمع آوری کرده اید، می تواند در راستای پیشنهاد برنامه ها جهت جبران کاستی ها و یافتن نیازهای آموزشی افراد انتخاب شده، به کار رود.
- وضعیت تجربه، کار و تحصیل شخص را مجدد بررسی کنید تا هر مشکل بالقوه ای که در آزمون ها و مصاحبه های مراحل قبل پنهان مانده است، آشکار شود.
- وقتی داوطلبان را براساس مراحل قبلی انتخاب کردید، پیشنهاد خود را به آنها ارائه دهید.
- انتخاب خود را بر اساس انطباق بهترین داوطلب با شرح شغل در نظر گرفته شده انجام دهید.
- طبق مسیر مشخص شده پیش بروید.
- با اطمینان استخدام کنید.
سلامت اداری
چگونه می توان سلامت اداری یک سازمان را تضمین کرد و اصولاً تخلف اداری چه زمانی شکل می گیرد. رسوم غلط، عرف ناشایست اداری، ناآگاهی کارکنان و بیکاری پنهان در سازمان ها را به عنوان برخی از عوامل بروز تخلف اداری در دستگاه ها معرفی می کنند. همچنین برای رفع این معضل، مدیران به مسائلی همچون اطلاع رسانی شفاف، ارشاد و راهنمائی و آموزش کارکنان می پردازند.
نظام های حاکم بر سازمان را بررسی کنید
عدم گرایش به نظامی یکپارچه، نداشتن تخصص لازم، دگرگونی های سریع اجتماعی، عدم اطلاع رسانی به موقع، فقدان شایسته سالاری، همه و همه می توانند منابع تخلف محسوب شوند. در یک نظام اداری سالم باید به پیشگیری بیش از درمان اهمیت داده شود.
- روش ها و نظام های جدید و مطمئن را جایگزین نظام های سنتی کنید.
- نظام اداری سازمان خود را بر مبنای شغل استوار کنید نه شاغل.
- تمام اموال اداری و اجرائی را در قالب نظامی مدون، اجرا و بایگانی کنید.
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات را امکان پذیر کنید.
- رسوم غلط و عرف ناشایست اداری را حذف کنید.
- نظام ارزیابی عملکرد مستمر را در سازمان مستقر کنید و به ستاده های حقیقی توجه کنید.
- نظام ها و قوانینی که وضع می شوند باید از نقش انگیزاننده ای برخوردار باشند.
اطلاع رسانی و آموزش را در سازمان فراگیر کنید
اطلاع رسانی و دادن آگاهی از طریق ابزارهایی همچون تهیه بروشورهای لازم، آگاه کردن مردم از مقررات و آئین نامه ها و مشخص کردن مسیر ورود و خروج به سازمان ها و نحوه ارائه خدمات باعث جلوگیری از تخلف خواهد شد.
- ارباب رجوع را از آئین نامه ها و مقررات موجود در سازمان مطلع کنید.
- در صورت امکان، ارباب رجوع و مراجعان را آموزش دهید.
- به جلب رضایت ارباب رجوع اهمیت زیادی دهید.
- انواع تخلفات، جرائم و مجازات ها را به کارمندان و مراجعان معرفی کنید.
- سازمان را نسبت به پاسخگویی و حس مسئولیت پذیری متعهد کنید.
- سعی کنید در نظام ارتباطات غیررسمی نفوذ کنید.
قبل از جذب نیرو بیکاری پنهان در سازمان را از بین ببرید
بیکاری پنهان شامل افراد فعال و ظاهراً شاغلی است که عملاً نقشی در تولید یا در پیشرفت کار ندارند و با حذف آن ها خللی عمده به گردونه کار وارد نمی آید. به منظور جلوگیری از ایجاد بیکاری پنهان، اقدامات زیر را انجام دهید.
- شغل را برحسب نیاز ایجاد کنید نه برحسب ارتباط و پر نبودن وقت کاری افراد.
- محدوده مسئولیتی سازمان یا شرکت را کوچک کنید.
- هیئت های رسیدگی و کمیته های انضباطی کار را به منظور رسیدگی به تخلفات تشکیل دهید.
- ثبات شغلی و مدیریتی را در سازمان برقرار کنید.
- انگیزش مثبت نیروی انسانی را در کنار تولید کالا فراهم کنید.
- از انتصاب افراد نالایق در پست های کلیدی خودداری کنید.
به درون مایه های کارکنان توجه کنید
رؤسایی که انسان بودن کارکنانشان را نادیده می گیرند و شخصیت آن ها را لگدکوب می کنند، شاید در کوتاه مدت نتیجه می گیرند. ولی در بلندمدت چنین دیدگاهی معمولا خلاقیت، کارآیی و تعهد کارکنان را کاهش می دهد. بهترین مدیران برای بهبود عملکرد کارکنانشان بر راهبردهایی همانند آنچه در زیر به آن اشاره شده است، تمرکز می کنند.
- به کارکنان و خانواده های آن ها احترام بگذارید.
- رفاه نسبی کارمندان را فراهم کنید.
- به عوامل اثرگذاری همچون معنویت، شادی و غم کارکنان توجه کنید.
- کارمندان را ارشاد و راهنمائی کنید.
- اشتباهات را به حساب تخلف نگذارید.
- نیروی انسانی با دانش، ماهر، خشنود و با انگیزه را استخدام کنید.