مرکز مشاوره اینجامکث
بهترین و مهم ترین مهارت قرن از نظر متخصصان، مهارت مدیریرت زمان است. تنها مورد این دنیا که در آن تساوی حقیقی وجود دارد این است که همه از زمانی برابر برخوردار هستیم. ولی چرا برخی از افراد دستاوردهای بیشتری دارند. در اینجا 11 تکنیک مدیریت زمان در سال 2020 را به شما آموزش می دهیم تا با کمک آن به تمام اهداف خود برسید.
اولین گام برای داشتن مدیریت زمان نظام ساماندهی محیط زندگی و کار است. شما با داشتن محیط زندگی و کاری منظم و دانستن جای هر وسیله قدمی مهم را در جهت مدیریت زمان برداشته اید. همچنین، تبعیت از این اصول موجب خلوت شده ذهن، سرعت عمل و کاهش استرس می شود.
بدین معنا که اقلام ضروری و غیر ضروری از هم تفکیک شده و از محیط زندگی و کار دور می گردد.
ترتیب در سرعت بخشب و مدیریت زمان نقش کلیدی دارد. هرچیزی در بهترین موقعیت مکانی از لحاظ دسترسی قرار می گیرد تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جست و جو های بیهوده در دسترس قرار گیرد.
این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست. به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.
به معنای استاندارد سازی مستمر، حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص، ترتیب و تنظیف است.
نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین. این 5 گام ابتدایی در تکنیک های مدیریت زمان می تواند معجزه کند.
یک زندگی برنامه ریزی شده مدیریت زمان و 11 تکنیک مدیریت زمان در سال 2020، به شما جهت و انگیزه خاصی میدهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آنجا بروید. در غیر این صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد.
یکی از اهداف برای داشتن مهم ترین مهارت قرن یعنی مدیریت زمان این است تا به خودتان کمک کنید تا از نحوه استفاده تان از زمان آگاه شوید و در نهایت هوشیارانه از زمانتان بهره ببرید.
اغلب سپردن و انجام کارها به دست شخصی دیگر مناسب تر و مؤثرتر است. در واقع، با سپردن کار به دیگران موفق می شوید.
این موضوع مخصوصاً زمانی که وقت محدود است به شما کمک میکند که از زمانتان به صورت معقول استفاده کنید و بی نظمی ها و استرس را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. برای اولیت بندی کارها ابتدا آنها را به 4 دسته تقسیم می کنیم:
اولویت بندی یعنی چگونگی اختصاص وقت به امور زندگی خود. برای این کار ساعاتی را که در روز، هفته و یا ماه در اختیار داریم، تعیین کرده و ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمان های موجود انجام داده و سپس وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم اختصاص می دهیم. چنانچه وقتی باقی ماند به قسمت سوم نیز وقت بدهیم و از زمان های مازاد به کارهای قسمت چهارم اختصاص دهیم یا اصلاً وقتی به آن ها اختصاص ندهیم.
وقتی کار روی مهم ترین وظیفه تان را شروع کردید آن را بدون انحراف و حواس پرتی انجام دهید.
اطلاعات خود را منسجم و یکپارچه در دفتر یادداشت خود ثبت کنید.
منتظر زمان مناسب نمانید و از هر زمان کمی برای انجام کارها استفاده کنید.
برای بهره وری بیشتر در ساعات اوج کاری خود برنامه ریزی زمان را دقیق تر انجام دهید.
در مدیریت زمان تکنیک های مختلفی وجود دارد مانند اصل زیگارنیک، اصل پارتو، اصل پارکینسون، ماتریس آیزن هاور قانون ABC که به تعدادی از آن ها اشاره خواهیم کرد.
از میان همه این کارها باید بیشترین اولویت را به کارهای دسته دوم داد اگر چه معمولاً بدلیل آنکه با احساس فوریت همراه نیستند اغلب مردم به آن ها اهمیتی نمی دهند و زمانی برای انجام آن ها در نظر نمی گیرند.
این اصل ابتدا توسط ویلفرد پارتو، اقتصاددان ایتالیایی معرفی شد. بر اساس اساس این اصل 80 درصد ارزش یک مجموعه ناشی از فقط 20 درصد اعضای آن جامعه است یعنی امکان این وجود دارد که با صرف 80 درصد از وقت تنها بیست درصد نتایج حاصل شود. پس در اصل پارتو باید توجه ویژه ای به میزان فعالیت خودمان داشته باشیم.
این سیستم مدیریت زمان استفاده گسترده تری دارد. در این سیستم کارها براساس اهمیت به درجات A و B و C تقسیم می شوند. درجه A به این معنی است که کار مورد نظر باید ترجیحا همین امروز و یا هر چه زودتر انجام شود. اگر کار انجام نگردد می تواند نتایج منفی داشته و در بعضی موارد آسیب جدی به سیستم مدیریت وارد کند. درجه B بدین معنی است که کار مورد نظر باید به زودی انجام گردد و اگر در زمان پیش بینی شده انجام نشود به درجه A تبدیل خواهد شد. درجه C بدین معنی است که کار مورد نظر می تواند بدون داشتن اثرات منفی به تعویق بیفتد. برخی از این کارها محدودیت زمانی ندارند ولی برخی دیگر می توانند به کارهای درجه A B تبدیل شوند.
تلفن اتلاف کننده وقت است مکالمات تلفنی عامل ایجاد گسستگی در روند کارها هستند. بنابراین برای هر تماس تلفنی باید یک محدودیت زمانی مشخص گردد و موضوعات اصلی محور صحبت ها باشد تا بدین وسیله در وقت صرفه جویی شود. برنامه ریزی نامناسب در مدیریت زمان تعیین هدف ها و اولویت های مربوط به کار از مهم ترین امور به شمار می روند. بدون داشتن برنامه مکتوب، ساعت ها به هدر می روند.
این عامل یکی از بزرگترین ضایع کنندگان وقت است. مهمان ناخوانده ممکن است دوست یا همکار و یا حتی رئیس باشد. برای کنترل اثر مهمان ناخوانده باید ابتدا تا حدامکان دریافت که وی چه می خواهد؟ آنگاه باید با توجه به موقعیت یکی از موارد چهارگانه زیر را باید انتخاب کرد
انضباط شخصی یکی از واژه های مهم مدیریت زمان است. برای انجام دادن کار و رساندن آن کار تا مرحله نهایی به انضباط و نظم زیادی نیاز است. یکی از دلایل عمده بی نظمی، ضعف جسمانی و یا حتی خستگی است. با داشتن استراحت کافی و برخورداری از یک تغذیه مناسب می توان از بروز ضعف جسمانی جلوگیری کرد.
بسیاری از انسان ها در گفتن نه ضعیف هستند. عوامل و دلایل متعددی وجود دارد که مردم قادر به گفتن نه در قبال درخواست دیگران نیستند. بهترین شیوه برخوردبا این عادت که بطور خودکار، به آری گفتن زمانی که می خواهید نه بگویید، می انجامد اجرای مراحل زیر است:
در پس به فردا افکندن کارها دو دلیل عمده وجود دارد:
نصفه و نیمه رها کردن کارها یکی از اصلی ترین عوامل عدم دستیابی به نتیجه مطلوب است با این کار در وظایف روزانه انقطاع حاصل می گردد که این گسستگی و بی نظمی می تواند زیان جدی به فرد و همکاران وارد کند.
برای انجام امور همراه با رعایت مدیریت زمان بایستی اصول زیر را رعایت نمود.
بلوما زیگارنیک روانشناس معروف روسی در رستوران متوجه شد پیشخدمت ها کلیه جزئیات سفارش غذای هر مشتری را بدون اینکه آن را روی کاغذ بنویسند تا قبل از تسویه حساب به یاد می آورند و به محض تسویه حساب نه تنها چیزی از سفارش را به خاطر نمی آورند بلکه حتی گاهی اوقات خود مشتری را هم به خاطر نمی آورند. زیگارنیک نتیجه گرفت که ذهن انسان ها بیشتر درگیر کارهای ناتمام می شود تا کارهایی که به اتمام رسیده است. بنابراین اثر زیگارنیک به معنای کلنجار رفتن ذهن با کارهای نیمه تمام است.
چرا وقتی برای انجام کاری زمانی یک ماهه مشخص می کنیم، در یک ماه انجام می شود و اگر همان را سه ماه مشخص کنیم در سه ماه انجام می شود؟ پاسخ این سوال در اصل پارکینسون وجود دارد. طبق این اصل مهم ترین عاملی که مشخص می کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد این است که چقدر زمان برای آن کار در نظر گرفته ایم. به زبان ساده می توان گفت ذهن کار را به میزانی که برای آن وقت مشخص کرده اید کش می دهد. بنابراین با آگاهی و غلبه بر این اصل می توانیم از زمان خود استفاده بهتری داشته باشیم.
ماتریس آیزنهاور، که ماتریس فوری مهم نیز نامیده می شود، به شما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آن ها اولویت بندی کرده و وظایف کمتر فوری و مهم که باید به دیگری محول کرده یا اصلا انجام ندهید را دسته بندی کنید.
برای مدیریت بهتر زمان شش مرحله را باید طی کنید:
یکی از عوامل موثر در کاهش استرس مدیریت زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه فرد بتواند طوری برنامه ریزی نماید که استرس کمتری را تجربه کند؛ برای این کار باید کارهای روزانه خود را اولویت بندی کرد.
برنامه ریزی با هدف نتیجه و دستاورد:
برنامه ریزی با هدف رشد و آگاهی:
لطفا جهت مشاوره با شماره های زیر تماس بفرمایید:
کلیه حقوق این سایت متعلق به مرکز مشاوره اینجامکث می باشد.