کایزن یک اصطلاح ژاپنی و به معنای تغییر برای بهبود بهتر یا مداوم است. این یک فلسفه تجاری ژاپنی است و به فرآیندهایی مربوط میشود که بطور مداوم عملیات را بهبود می بخشد و همه کارکنان را درگیر میکند. کایزن بهبود بهره وری را فرآیندی تدریجی و روشمند میداند. مفهوم کایزن طیف وسیعی از ایده ها را در بر میگیردو شامل کارآمدتر و موثرتر کردن محیط کار با ایجاد یک جو تیمی، بهبود روش های روزمره، اطمینان داشتن از مشارکت کارکنان و ایجاد یک شغل رضایت بخش تر، کمتر خسته کننده و ایمن تر است. روش کایزن تأکید میکند که تغییرات کوچک در حال حاضر میتواند تأثیرات بزرگی در آینده داشته باشد
اهداف کایزن
برخی از اهداف کلیدی فلسفه کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد و حذف ضایعات است. هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک در یک دوره زمانی برای ایجاد پیشرفت در یک شرکت است
کایزن چگونه کار میکند؟
کایزن شامل پنج اصل کلیدی است:
- مشتری خود و علایقش را بشناسید.
- ضایعات و هدر رفتها را به حداقل برسانید.
- برای انجام کار به مکان واقعی بروید. در واقع مدیریت برای انجام کار به فضای شرکت میرود جایی که کار انجام میشود چه در بخش تولید و چه در بخشی که فروش اتفاق می افتد و مشتری حضور دارد در انحا قدم میزند نحوه انجام کار را مشاهده میکند و سوالاتی میپرسد.
- افراد تیم خود را توانمند کنید و ابزارها و فعالیتهایی را برای توانمندسازی آنان طراحی کنید.
- شفاف باشید و با دیتای معتبر صحبت کنید.
برخی از مزایای کایزن چیست؟
کایزن مزایای بسیار ارزشمندی را به شرکتها ارائه میدهد. بعضی از آنها عبارتند از:
- رضایت بیشتر کارکنان
- ارتقای رضایت مشتری
- کاهش انتفال و جابجایی در کارکنان
- تقویت وفاداری کارکنان
- هزینه های پایین تر
- بهره وری بیشتر
- حل بهتر مشکل و تعارضات
نمونه ای از کایزن چیست؟
بسیاری از شرکت ها مفهوم کایزن را پذیرفته اند. برای مثال شرکتهای بزرگی همچون تویوتا از مفهوم و فلسفه کایزن در سازمان خود استفاده میکنند و کایزن را یکی از ارزشهای اصلی خود میدانند. تویوتا برای بهبود سیستم تولید خود، همه کارمندان را تشویق میکند و به آنها قدرت میدهد تا زمینه های بهبود بالقوه خود را شناسایی کرده و راه حلهای عملی ایجاد کنند. تویوتا نمونه معروف شرکتی است که از کایزن برای حفظ موفقیت خود استفاده میکند. یکی دیگر از نمونه های رایج شناخته شده کایزن در عمل، شرکت فورد موتور را شامل میشود، که کایزن را برای کاهش زمان لازم برای تکمیل فرآیندهای مختلف تولید به کار میبرد.
پیشنهاد میکنیم بخوانید: غلبه بر استرس شغلی
چند ابزار کایزن
در روش کایزن بسته به هدف از ابزارهای مختلفی استفاده میشود. به عنوان مثال،
ابزار 5S
یکی از بزرگترین موانع پیشرفت مستمر، چسبیدن به شیوه های قدیمی یا فرض شکست روشهای جدید است. سازمانها نباید اینگونه فکر کنند که فقط به این دلیل که چیزی قبلاً کار میکرد به این معنی است که باید آن کار را ادامه داد. هدف اصل 5S افزایش کارایی محل کار با جستجوی مداوم راه هایی برای حذف ضایعات کار است. در روش 5s پنج عمل انجام میشود:
- Sort مرتب سازی: مرتب سازی در مورد دسته بندی تمام موارد موجود در محل کار به موارد مورد نیاز و موارد غیر ضروری است. نکته این است که هر چیزی را که میتواند در هم ریختگی غیر ضروری تلقی شود حذف کنید و محیط کار را تمیزتر و کارآمدتر کنید.
- Set in order به ترتیب منظم کردن: منظم کردن شامل سازماندهی بیشتر محل کار با قرار دادن وسایل مورد نیاز در جایی است که بتوان آنها را به راحتی پیدا کرد. این به میزان قابل توجهی زمان لازم برای یافتن مکان آنها را کاهش میدهد و در نتیجه باعث افزایش سرعت بهره وری میشود.
- Sweep نظافت کردن: نظافت کردن به معنای تمیزتر کردن محل کار است. این به این معنی است که هر فضای کاری باید جارو شود، پاک شود و تمیز شود. اگر علائم ایمنی محو شده اند، باید دوباره رنگ آمیزی شوند. بنابراین در مورد ایمن تر کردن محل کار نیز هست. در درازمدت، اعتقاد بر این است که نیروهای کار در محیطی تمیزتر و ایمن تر، شادتر و مولدتر خواهند بود. علاوه بر این، همه افراد باید بدانند که وظیفه آنها تمیز نگه داشتن آن فضا است. این باعث میشود نظافت در دراز مدت پایدار شود.
- Standardize استانداردسازی: هر چیزی که به کارایی محل کار کمک میکند باید استاندارد شود. در غیر این صورت، تمام کار سختی که همه اعضا انجام میدهند در نهایت بی اثر خواهد بود. هر ایده ای که برای بهبود محل کار انجام میشود باید مستند شود و آن مستندات باید با همه افراد سازمان به اشتراک گذاشته شود. همچنین باید بین رویه های استاندارد شده سازگاری وجود داشته باشد تا همه افراد در سازمان بتوانند بدون توجه به بخش، برای ادامه کار در درازمدت تلاش کنند.
- Sustain حفظ و پایداری نتایج: برای اینکه نتایج بطور نامحدود پایدار باشد، برخی از اعضای کلیدی مدیریت ارشد باید درگیر شوند. آنها باید مسئولیت این فرآیند را بر عهده بگیرند تا اطمینان حاصل شود که افراد تمام پیشرفتهای انجام شده در محل کار را حفظ میکنند. این بدان معنی است که 5S باید در فلسفه مدیریت سازمان تعبیه شود و دپارتمانها باید خودشان را در مورد اینکه چقدر کارمندانشان در پایداری طرحهای 5S مشارکت میکنند، ارزیابی کنند.
ضرب المثلی وجود دارد که میگوید عادتهای قدیمی سخت می میرند. به این معنی که افراد به راحتی میتوانند به عادتهای بد قبلی خود بازگردند. لازم است اطمینان حاصل شود که ابتکارات 5S توسط هر کارمند به عنوان یک تلاش مداوم درک میشود و به عنوان فرهنگ سازمان در حال حرکت به جلو در نظر گرفته میشود.
پنج چرا (چه، کی، کجا، چرا و چه کسی)
وقتی با مشکلی در کار روبه رو میشویم اغلب خیلی سریع میتوانیم برای آن یک راه حل پیدا کنیم. این ممکن است به کاهش علایم در مدت کوتاهی کمک کند اما ایا بصورت ریشه ای آنرا رفع میکند؟ یکی از ابزارهای کایزن برای این مشکل ابزار 5 چرا است. 5 چرا ابزاری است که برای آشکار کردن علت اصلی یک مشکل استفاده میشود. صرف نظر از پاسخ قبلی خود، وقتی 5 سوال چه؟ کی؟ کجا؟ چرا و چه کسی را از خود بپرسید به علت اصلی مشکل پی خواهید برد.
نمودار استخوان ماهی
اگر دریافتید تکنیک 5 چرا چیست، میدانید که این ابزار از نظر بصری چیزهای زیادی را به جا میگذارد. به نمودار استخوان ماهی به عنوان راهی برای تجسم 5 چرا فکر کنید. در این نمودار، مشکل با سر ماهی نشان داده میشود. هر استخوان منتهی به دم، یک گروه همگن از علل بالقوه یا چراها؟ است. سوالات این استخوانها همچنین میتوانند استخوان های فرعی یا زیر گروه هایی داشته باشند که منجر به علل بالقوه شود. هدف از نمودار استخوان ماهی این است که ببیند آیا دلایل کمتر آشکاری وجود دارد که منجر به تجربه این مسائل میشود. اعتقاد بر این است که هنگامی که اینها حذف شوند، مشکل بطور نامحدود ناپدید میشود. به این ترتیب، منابع برای دلایل اشتباه هدر نمیروند.
تحلیل پارتو
تحلیل پارتو یکی از موثرترین ابزارها برای شناسایی و حل مشکلات است. این تکنیک که به قانون 80/20 نیز معروف است، به دنبال اولویت بندی مشکلات از نظر شدت است. مشکلات معمولاً با استفاده از نمودار پارتو به ترتیب شدت مرتب و دسته بندی میشوند. با نگاهی ساده به نمودار، تیمها میدانند که ابتدا باید با کدام مشکلات برخورد کنند.
در نهایت کایزن به شما کمک میکند قدم به قدم به هدفهای سازمان نزدیک شوید و تغییرات کوچک ولی مستمر را، راه رسیدن به آن میداند.
